Özlem Divandiler ile Hukuk Bürolarında Finans Yönetimi

1. Merhabalar Özlem Hanım, öncelikle okuyucularımıza kendinizden kısaca bahseder misiniz?

Merhabalar, 2002 yılında Boğaziçi Üniversitesi Ekonomi bölümünden mezun olduktan sonra kariyerime KPMG Türkiye’de Bağımsız Denetim ve Danışmanlık alanında başladım. Burada çalıştığım yaklaşık 5 yıllık süreçte farklı sektörlerde çok sayıda şirketin denetim ve danışmanlık projelerinde yer aldım.

2008’de Johnson Controls (JCI) Türkiye’nin üretim şirketindeki finansal süreçlerinden sorumlu bir pozisyona geçiş yaptım. Bu pozisyonda ERP kurulumundan, iş süreçlerinin oluşturulmasına, 6 Sigma projelerinden organizasyonel gelişim planlarına kadar birçok projede aktif rol aldım / liderliğini üstlendim.

2010 yılında MSD Veteriner İlaçları şirketine Mali İşler Müdürü olarak geçiş yaptım. Buradaki görevim boyunca da yönetim ekibi üyesi olarak şirket stratejilerinin oluşturulması ve uygulanması konusunda aktif rol oynadım. Satınalma, Tedarik Zinciri ve İthalat, Satış Destek ve IT gibi destek departmanlarının liderliğini üstlendim, İK ile ortak sorumluluk alanlarını paylaştım. İnsan Sağlığı ve Hayvan Sağlığı iş birimlerinin süreç entegrasyonunun liderliğini yürüttüm. Özellikle “koçluk” alanına olan ilgimin artmasıyla birlikte Uluslararası Koçluk Federasyonu (ICF) ’nun akredite ettiği programlara katılarak 2014 yılında “Bilişsel Davranışçı Koç” ünvanına sahip oldum. 200+ saat orta düzey yönetici koçluğu ve kariyer koçluğu yaptım.

Eylül 2015’ten bu yana Türkiye’nin en köklü ve uluslararası arenada lider hukuk bürolarından Gün+Partners’da Mali İşler Direktörü olarak çalışıyorum.

2. Bir hukuk bürosunun kendini sürdürebilmesi ve büyüyebilmesi için en önemli unsurlardan biri de finans yönetimi. Sizce avukatlık bürolarında finans yönetimini etkili şekilde gerçekleştirebilmek için kesinlikle unutulmaması gereken üç ana kural nelerdir?

Bence ilk kural şu: Avukatlık büroları serbest meslek erbabı olarak nitelendiriliyor ve sadece gelir gider beyanı yapıyorlar. Örnek vermek gerekirse küçük bir bakkal dükkânı da gelir gider tutmakla mükellef. Gün+Partners gibi 150+ çalışanı olan, farklı yerlerde ofisleri olan, dünya çapında iş yapan bir avukatlık firması da serbest meslek erbabı olarak nitelendiriliyor ve gelir gider tutmakla mükellef sayılıyor. Aslında bizimki gibi özellikle lider avukatlık bürolarında orta ölçekli işletmelere benzer işlemler var. Bu yüzden en önemli kural bence finansal işlemlerin yetkin kişilerce yapılması ve profesyonelce yönetilmesi. Mutlaka avukatlık bürolarında bir Mali İşler Departmanı olmalı diye düşünüyorum. Büroların büyüklüğü ne olursa olsun buna bir kaynak ayırılması gerekiyor. Orta ölçekli bir şirketin yönetimindekine benzer şekilde Mali İşler operasyonlarının ele alınması, finansal analizler yapılması, süreçlerin dokümante edilmesi ve kontroller konulması, zorunlu olmasa da özel denetimler yaptırılması avukatlık bürolarında etkin bir Mali İşler yönetiminin olmazsa olmazıdır diye düşünüyorum.

İkinci önemli konu fiyatlandırma ve tahsilat tarafı. Özellikle ülkemizde davalar yıllar boyunca sonuçlanamayabiliyor. Bu sürenin uzaması, fiyatlandırma ve tahsilat aşamasında hem müvekkilleri hem de avukatlık bürolarını öngörülemeyen risklerle baş başa bırakabiliyor. Bunun için en başta bir ücrette anlaşmak çok önemli. Bunu yapabilmek için de iyi bir öngörüde ve tahminde bulunmak gerekiyor. Örneklendirmek gerekirse; bir davanın beş yıl sürdüğünü varsayalım. Beş yıl boyunca elde edeceğiniz kazancın enflasyonist bir ekonomide değerini yitirmemesi gerekiyor. Bu sebeple, avukatlık bürolarındaki ücretlendirme sistemi genellikle dava dosyalarına harcanan/harcanması öngörülen zaman baz alınarak oluşturuluyor. Ücretlendirme sistemini adil bir şekilde kurduktan sonra tahsilatın takibi için de kaynak ayırmanız ve hizmeti verdikçe (periyodik olarak) tahsilat yapmanız çok önemli. Ayrıca müvekkil adına yapılan harcamaların / alınan avansların / mahkemelere verilen teminat mektuplarının takibi için bir sistem oturtulması yine önemli olduğunu düşündüğüm konular arasında yer alıyor.

Üçüncü önemli kural ise, teknolojik gelişmelerin takibi ve adaptasyonu. Az önce bahsettiğim finansal analiz, zaman / masraf takip için kullanılan programlar, CRM, robot kullanımı gibi konular... Tüm bunların birbiriyle uyumlu halde çalışması ve verilerin orada doğru, düzenli ve verimli bir şekilde işlenmesi, tüm operasyonun sonucundaki kazancın, karlılığın hesaplanması özellikle sürdürülebilirlik açısından büyük önem taşıyor.

3. Kendi hukuk bürolarını kuran avukatlar, avukatlığa dair her şeyi biliyor olabilir ancak firma yönetimi bambaşka bir uzmanlık. Yeni kurulan bürolarda finansal yönetime dair en çok gözden kaçırılan detay hangisi? Sizce neyi atlamamalılar?

Öncelikle, başarılı bir avukat olmak ile başarılı bir işletmeci olmanın farklı uzmanlık ve yetkinlikler gerektirdiğinin farkında olmak gerekiyor. Avukatlar eğer yapabiliyorlarsa, hukuk eğitimine ek olarak kısa süreli bir işletme eğitimi alabilirler. Buna vakit/kaynak ayıramıyorlarsa o zaman finans yönetimlerini mutlaka profesyonellere teslim etmeliler ve bunun için bir kaynak ayırmalılar. “Finans/Mali İşler” denince bazı arkadaşlarımızın aklına yalnızca muhasebe, avans, masraf formu vb. gibi daha operasyonel işler geliyor. Aslında Mali İşler Departmanları, bir kurumun hem geçmişini hem bugününü hem de geleceğini ilgilendiren bir sürü takip ve analiz yapıyor. Bunlarla ilgili katma değer sağlıyor. O kurumun kazancı, karlılığı, sürdürülebilirliği nedir? Bundan 10 sene sonra bu kurum nereye gidecek? Bu öngörülerin tamamı aslında çeşitli finansal analizlerden ve finansal farkındalıktan geçiyor. Finansal yönetim, yalnızca kağıt operasyonu ve vergi yönetimi ile geçiştirilemeyecek kadar önemli bir konu.

Bunlara ek olarak, işletmecilik/kurum yönetimi konusunda avukatlık mesleği gibi mesleğini bireysel olarak icra edenlerin diğer mesleklere kıyasla bir dezavantajı olduğunu düşünüyorum. Şöyle ki, mesleğini bireysel olarak icra etmeyen meslek grupları- örneğin satış ekipleri, satın alma ekipleri, lojistik ekipleri vb. bir işletmenin/kurumun içerisinde departman olarak çalışıyorlar ve içinde çalıştıkları kurumda edindikleri tecrübelerle genel olarak “Bir ticari bir işletmede işler nasıl ilerliyor, kurum karlılığı/kazancı nedir?” gibi konularda farkındalığa sahip oluyorlar. Avukatların çoğu bireysel çalıştıkları ve işletme/kurum tecrübesini edinmeden önce bürolarını kurdukları için yukarıda bahsettiğimiz konuları el yordamıyla öğreniyorlar. Bu yüzden kendilerini bu anlamda geliştirebilecekleri iklim ve ortam onlara yeterince sağlanmamış oluyor. Buradaki açığı kapatmak için en iyi çözümün, kendi bünyelerine alamıyorlarsa, dışarıdan finansal hizmet yönetimi/danışmanlık almak olduğunu düşünüyorum.

4. Avukatlık bürolarındaki zaman yönetimi ile finansal yönetim arasındaki ilişkiyi anlatabilir misiniz?

Elbette. Avukatlık bürolarında müvekkillere sunulan ürün aslında avukatların zamanları. Ülkemizde davalar çok uzun sürüyor ve bir avukat bu uzun süreçte, farklı zaman dilimlerinde emek harcıyor. Harcadığı emeği de ancak o işe ayırdığı zamanla ölçebiliyoruz. Bu ölçümde bir dava boyunca hangi aşamada ne kadar zaman harcandı, bu davada çalışan avukatlar hangi yetkinliklere sahip, hangi kıdemdeler vb. pek çok parametre var. O nedenle bu harcanan zamanları iyi takip etmek ve analiz etmek gerekiyor. Sonra da bunu ücrete çevirmek ve emeğinizin karşılığını müvekkilinize fatura etmeniz gerekiyor. Avukatlık mesleğinde zaman yönetimi ve davalara harcanan zamanı en verimli şekilde kullanmak çok önemli. Müvekkilleriniz zamanı etkin kullandığınızdan emin olmak istiyor ve doğru dokümante edilmiş/açıklanmış zamanın karşılığını faturada görmek ve ödemek istiyor.

5. Sizce yeni nesil avukatlık bürosu otomasyon programları ve yapay zekâ teknolojilerinin finans yönetimindeki rolü, etkisi, katkısı nedir veya ne olacaktır?

Artık yapay zekâ ve büro otomasyon programları bütün alanlarda kritik önem taşıyor. Bunlardan maksimum derecede faydalanılması gerektiğini düşünüyorum. Özellikle küçük avukatlık bürolarının, avukatlık bürolarının tecrübelerinin aktarıldığı yeni nesil programları bünyelerine alarak iş akışını sağlamalarının önemli olduğunu düşünüyorum. Bugün, her şeyin otomatize edildiği bir çağdayız. Bir tarafta operasyonel işler, bir tarafta da yorumunuzu, bilginizi, deneyiminizi katarak yürüttüğünüz işler var. Rutin, kendini tekrar eden işlerin otomasyona aktarılması, zaman verimliliği, katma değeri yüksek işlere daha çok vakit ayırma, maliyetlerin azalması, müşteri memnuniyeti, büro kazancı ve karlılığı gibi birçok konuda olumlu katkı sağlayacaktır. Bunun için avukatlık bürolarının mutlaka teknolojik gelişmeleri takip etmelerini ve bu gelişmeleri kendi bünyelerini adapte etmelerinin önemini vurgulamak isterim.

6. Duruma göre değişiklik gösteren, önceden belirlenmemiş veya saat bazlı kararlaştırılmayan dosya ücretleri büroya zarar verir mi?

Tabii ki verir. Özellikle ülkemizde davalar yıllar boyunca sürdüğü için en önemli konu, en baştan ücretlendirme metodu üzerinde mutabık kalınması. Dava sonunda kazanılsa da kaybedilse de avukat orada zaman ve emek harcıyor ve bunun karşılığını alması gerekiyor. Bu da bir davaya başlarken doğru ön görülerde bulunabilme zorunluluğunu beraberinde getiriyor. Bu ön görüler doğrultusunda davanın geçebileceği aşamaları ve süresini tahmin edip müvekkilimize teklifimizi bir zaman çizelgesinde vermemiz, şeffaf ve hesap verir bir iş yapış şeklini de ortaya koyuyor ve teklif aşamasında müvekkillerimize o dava ile ilgili bütçelerini oluşturabilmeleri için bir öngörü oluşturuyor. Yurt dışındaki müvekkillerin çoğu için zaman esaslı ücretlendirme yöntemi benimsedikleri, içselleştirdikleri bir yöntem. Türkiye’de ise bu ücretlendirme yöntemi biraz daha az tercih ediliyor. Ekonomik ortam gereği dava için toplam ne kadar maliyete katlanmak durumunda kalacaklarını önceden mutlaka bilmek istiyorlar. Biz de bu tür davalara teklif verirken uzun yıllar boyunca edindiğimiz deneyimimize dayalı tahminlerden yola çıkarak bir ücretlendirme paketi sunuyoruz ama bu paket de aslında yine saat bazlı bir ücretlendirmeye denk geliyor. Dolayısıyla, en baştan bunların belirlenmesi, çerçevenin çizilmesi ve ücretlendirme periyodunun dava sonunda faturalanıp tahsil edileceği şekilde değil, dava süresince önceden belirlenen periyodlarda planlanması çok önemli.

7. Büyük bir avukatlık firmasının finansal yönetimini gerçekleştirirken karşınıza sıklıkla çıkan sorunlar ve engeller nelerdir? Bunlara ne tür çözümler sunulması sektör açısından faydalı olurdu?

Ben en büyük engelin, avukatlık bürolarının şirketleşememesi olduğunu düşünüyorum. Şirketleşemeyince serbest meslek erbabı olarak devam ediyorlar ve bir şirketteki kadar detaylı olarak bilanço kayıtları, kâr zarar analizleri gibi sistemler kurulmamış oluyor. Finansal yönetimi takip etme sistemini de manuel, kendi yöntemlerinizle kurmanız bekleniyor. Dolayısıyla, aslında bu şirketleşme sorunu aşılsa, finansal açıdan diğer üçüncü tarafların da bizi şirket gibi gördüğü ve büyüklüğümüzü anladığı bir hale geleceğiz. Bu yüzden, avukatlık bürolarının şirketleşmesi burada en kritik noktalardan bir tanesi.

8. Avukatlık büroları için en verimli finans yönetimi teknikleri hangileri olabilir?

Özellikle yeni kurulacak bürolar için tahsilat ve nakit akışı konularının düzgün takip edilmesi çok önemli. Eğer kendi içlerinde bunları takip edecek bir sistem kurmazlarsa, zaman harcayıp, emek harcayıp, “Ben bunların hangisini nasıl fatura edeceğim?” kısmında zorlanabilirler. Bir de bu işin tahsilat boyutu var. Özellikle yurt içinde, tahsilat konusunda yaşayabilecekleri sıkıntılar olacaktır. Bu yüzden bununla ilgili bir sistem kurmalarını naçizane önerim olarak sunuyorum. Altını çizmek istediğim bir finans kuralı var: “Bir şirket istediği kadar kârlı olsun, eğer nakit akışını çeviremiyorsa iflas etmeye mahkumdur.” Dolayısıyla kâr etmekten daha önemli olan konu, nakdi içeride döndürebilmek. Paranız yoksa, tahsilat yapamıyorsanız ne kadar kâr ettiğinizin çok önemi yoktur.

9. Son olarak, okuyucularımızın arasında, ileride kendi bürolarını açmayı hedefleyen yahut bürolarını kurumlaşma yoluna sokmuş olan birçok genç avukat bulunmakta. Onlara tavsiyeleriniz var mıdır?

En başında belirttiğim gibi, kendilerini işletme / yönetim konularında geliştirmeye ne kadar vakit ayırabilirlerse o kadar başarılı olurlar diye düşünüyorum; ancak her yetkinliği de her zaman kendimiz alacağız diye bir kural yok. Bunları dış kaynaklarla başarılı bir şekilde yönetebilirler. Bu yüzden hep yeniliğe açık olmalarını, gözlerinin kulaklarının dışarıda yeni ne olup bittiğine açık olması gerektiğini söylüyorum. Bunu yalnızca avukatlar için değil, tüm startuplar için söylüyorum. “Dışarıda ne oluyor, ben bir şeyi gözden kaçırıyor olabilir miyim, yeni bir uygulama var mı?” bunları görüp, öğrenip kendi operasyonlarına adapte ederlerse daha hızlı bir büyüme sergileyeceklerini düşünüyorum.