Müvekkil ve İş İlişkileri Yönetimi

Umut Acar

Avukatların, işlerini gerçekleştirebilmeleri için en önemli ve öncelikli unsur, şüphesiz müvekkilleri. Yapılan araştırmalara göre ise bir avukatın işinin ve kendi bürosunun tanıtımını en iyi yapmasını sağlayan referansı avukat müvekkil ilişkisi. Bu durumda müvekkillerle avukatlar arasında olan ilişkinin ve iletişimin, bir iş sürecinin kusursuz yönetilmesindeki anahtar nokta olduğunu söyleyebiliriz. Peki, müvekkil ilişkilerini en doğru şekilde yönetmenin yöntemleri nelerdir? Bu konuda sizleri daha iyi aydınlatabilmek adına Gün + Partners’da Strateji ve İş Geliştirme Direktörü olarak görev alan Umut Acar ile keyifli bir röportaj gerçekleştirdik.

1) Merhaba, 20 yıla yakın iş deneyimine sahip olduğunuzu biliyoruz. Deneyiminizi ve ilgi duyduğunuz alanları biraz daha detaylı anlatabilir misiniz?

Evet, belirtmiş olduğunuz gibi stratejik planlama, iş geliştirme, faaliyet modeli tasarımı ve pazarlama konularında 20 yıla yakın profesyonel iş deneyimine sahibim. Kariyerimde Deloitte ve PwC’de strateji ve yönetim danışmanı görevlerinden, önde gelen sermaye ve holding şirketlerinin stratejik planlama bölümlerinde yöneticiliğe uzanan bir hikaye saklı. Şu anda ise Türkiye’nin en büyük avukatlık bürolarından Gün + Partners’da Strateji ve İş Geliştirme Direktörü olarak görevimi sürdürmekteyim.

Bunun yanı sıra avukatlık hizmetleri sektöründe girişimcilik, inovasyon, değişim yönetimi, performans yönetimi ve kurumlaşma konularında farkındalık sağlamak adına çalışmalar gerçekleştiriyor ve girişimleri destekliyorum. Ayrıca yaklaşık iki senedir The Legal Marketing Institute of Mondaq’ta köşe yazarı olarak makaleler ve yazılar yayınlamaktayım.

2) Okuyucularımız aslında bütün bu süreçlere oldukça hâkim kişiler. Ancak bazı tanımların üzerinde yeniden düşünmek, bu yazıdan daha iyi verim alabilmek adına faydalı olacaktır. Bu yüzden izninizle önce en temel kısımdan başlayalım. Müvekkil ne demek ve Avukat-Müvekkil İş İlişkisi Yönetimi nedir?

Avukat, hukuk eğitimi almış ve hukuki anlamda bilgi sahibi olan hukuk insanına verilen isimdir. Avukat hakkında yapılan tanımlardan birini çok açık buluyorum: “Avukat, kurumların ve bireylerin devlet ile olan ilişkilerinde ortaya çıkan hukuki ya da kanuni yönden oluşan anlaşmazlıklarda hukuki bilgisine başvurulan kişidir. Kurum ve bireylerin ilgili yerlerde onların adına temsil yetkisini elinde bulunduran, vekalet sözleşmesi ile vekil tayin edilen, özellikle mahkemelerde vekilliğini yaptığı kurum ve bireylerin haklarını savunan kişidir.” Bu tanımın üzerinden devam edecek olursak, müvekkil ise bu tür bir durumda bir avukatı kendisine vekil olarak tayin eden kişiye denir.

Müvekkil ve avukat ile ilerleyen hukuki süreçlerin tamamının yönetiminde avukatın müvekkili ile olan iş ilişkisi, çalışma şeklinin tamamını etkilemektedir. Avukat ile müvekkilin aralarında kurdukları güven bağı ve birlikte sürdürülen iş boyunca birbirlerine karşı yükümlülükleri, aralarındaki iş ilişkisini, bu yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesini sağlayacak iletişimi sağlamak ise bu iş ilişkisinin yönetimini tanımlar.

3) Teşekkür ediyoruz. Peki, iş geliştirme faaliyetleri ile müvekkil ilişkilerinin ortak noktası nedir? Bu konuda bizi aydınlatabilir misiniz?

İş geliştirme teriminin farklı sektörlerde farklı anlamları söz konusu. Konu ifade, reel sektör şirketleri için stratejik plan yapmak, birleşme ve satın alma yapmak ve yeni büyüme fırsatlarını tespit etmek, avukatlık büroları için ise mevcut müvekkilleri elde tutma amaçlı faaliyetler anlamına geliyor.

Ortalama olarak bir avukatlık bürosu, gelirinin %80-90’ını mevcut müvekkillerinden kazanırken, %10-20’sini yeni müvekkillerinden elde eder. Kişisel tecrübeme göre yeni müvekkillerin yaklaşık %50’si mevcut müvekkillerin tavsiyesi ile bürolardan hizmet talep ediyor. Böylece toplam gelirin yaklaşık %90’ı doğrudan ve dolaylı olarak mevcut müvekkiller vasıtasıyla oluşuyor. Bu nedenle iş geliştirme faaliyetleri, yani müvekkil ilişkilerinin doğru yönetilmesi avukatlık büroları için kritik öneme sahip.

4) Avukat-Müvekkil iş ilişkisi yönetiminde müvekkil haklarının doğru tanımlanmasının önemli olduğunu biliyoruz. Müvekkil hakları nelerdir?

Müvekkil haklarını aslında en doğru şekilde anlatmak için, avukatın müvekkile karşı yükümlülüklerinden bahsetmek gerekir. Bu yükümlülüklerin doğru şekilde yerine getirilmesi, müvekkilin haklarının korunduğu ve müvekkilin memnuniyetinin sağlandığı anlamına gelir. Bunları kısaca listeleyecek olursak;

-Aydınlatma Yükümlülüğü:
Avukatın müvekkile karşı yükümlülüklerinin başında gelir. Avukatın, vekalet görevini yürütmesi için gerekli bilgileri müvekkili vesilesiyle elde etmesi, gerekli evrakların temin edilmesini müvekkilini bilgilendirerek talep etmesi ve müvekkilini her durumda, onun eğitim ve anlayış düzeyine uygun olacak şekilde bilgilendirmesi, müvekkili ile olan iletişimini koruyarak görevini yerine getirdiği anlamına gelir.

-Sadakat Yükümlülüğü:
Avukatın, müvekkilinin yararı için kendisinin ya da başkalarının yararını geri plana almasını ifade eder. Aynı zamanda müvekkilin sırlarının saklanması da bu yükümlülüğe dahil olarak kabul edilir.

-Özen Yükümlülüğü:
Özen yükümlülüğü, medeni hukuk kapsamında, avukatın sahip olduğu birikime ve elindeki işin normal akışına uygun davranışlarda bulunması, amaçlanan sonuca ulaşmaya yönelik bir çalışma göstererek müvekkil ilişkisini yürütmesi anlamına gelir.
Avukatın görevini eksiksiz yerine getirmesi, müvekkilinin zararına sonuçlanacak hareketlerden kaçınması ve gerekli özeni göstermesi, müvekkile olan yükümlülükleri arasındadır.

-Şahsen İfa Yükümlülüğü
Avukat, iş sürecinin yönetimini vekil avukat olarak atadığı başka bir avukatla birlikte gerçekleştirebilir, ancak vekaletini aldığı müvekkile karşı sorumluluklarını sürdürmek avukatın görevidir.

-Haklı Sebep Olmaksızın Uygun Olmayan Zamanda Vekaletten Çekilme Yasağı:
Avukat, müvekkilin davranışlarıyla avukatı arasındaki güven ilişkisini zedelemediği, avukatın onurunu yaralamadığı ve avukat bakımından vekalet ilişkisinin çekilemez hale gelmediği durumlarda, kanuna, ahlaka aykırı olan ya da iyi niyet bakımından iki taraftan birini sözleşmenin gereğini yerine getirmemekle haklı gösteren bir durum olmadığı sürece vekaletten çekilemez. Bu durumlar dışında avukat, müvekkilini yarı yolda bırakmamakla mükelleftir. Bu, müvekkil ile avukat arasındaki güven ilişkisinin başında gelir diyebiliriz.

-Avukatın Üstlendiği Her İş İçin Dosya Tutma Yükümlülüğü:
Avukat, üstlendiği her görev için dosya tutmak ve müvekkilini bu dosyalarla ilgili bilgilendirmek durumundadır. Aynı zamanda avukatın bilgi verme yükümlülüğü de bu süreçten doğar. Müvekkilin dosya takibini gerçekleştirebilmesi, aralarındaki iletişimi güçlendirici ve görev sürecini kolaylaştırıcı niteliktedir.

-Avukatın Müvekkiline Yol Gösterme ve Tavsiyede Bulunma Yükümlülüğü:
Bu yükümlülük de özen yükümlülüğü dahilindedir. Avukat, müvekkilinin faydasına olacak stratejileri geliştirmeli ve ona hukuki tavsiyelerde bulunabilmelidir. Avukat-müvekkil iş ilişkisi, bu tavsiyelerin ne kadar özenle seçildiğine ve şeffaflığa bağlı olarak gelişim gösterir.

5) Bu değerli bilgiler için çok teşekkür ederiz. Hukuk bürolarının dijitalleşmesini sağlarken tüm ihtiyaçları tek platformda toplayan GÜNCE uygulamasını duymuşsunuzdur. GÜNCE’nin, avukatlarla müvekkiller arasındaki iletişimin kolaylaşmasını sağlayan Müvekkil Portalı özelliğinin, avukat-müvekkil iş ilişkisinin gelişimine, dolayısıyla iş geliştirme sürecine katkı sağlayacağına inanıyor musunuz?

Daha önce bir röportajımda belirttiğim gibi: “Uzmanlaşma, avukatların mesleki uzmanlıkları dışındaki strateji oluşturma, mevcut müvekkilleri elde tutma ve yeni müvekkil kazanımı konusunda rakiplerden daha etkin, tutarlı ve sürdürülebilir şekilde çalışmayı, dolayısıyla rekabette öne çıkmayı sağlıyor. Verimlilik kapsamında ise uzmanlığın sağlanması avukatların bu süreçlerde katma değer sağlayacak noktalarda görev almasını, avukatların zaten değerli olan vaktini büro için en fazla değer yaratabileceği konu olan hizmet sunumunda harcamasını sağlıyor.”

Buradan yola çıkarak, müvekkilin dosyalara, evraklara ve söz konusu bir dava ise, davayla ilgili son güncellemelere dilediği zaman, dilediği yerden tek tıkla ulaşabilmesi, avukat-müvekkil iş ilişkisi açısından çok büyük bir değer sağlıyor. Müvekkillerle birebir, yüz yüze iletişim sağlamanın yanı sıra, uzaktan iletişimin de sorunsuz ve şeffaf hale gelmesi, iş geliştirme açısından da kesinlikle çok önemli. Dolayısıyla evet, GÜNCE’nin Müvekkil Portalı’nın bu anlamda bir katkı sağlayacağına inanıyorum.