Hukuk Bürolarında Düzenli İş Akışını Sağlamak İçin: Kanban Nedir?

Hukuk bürosunda işlerin aksamadan yürümesini sağlamak için her bir avukatın ilgilendiği dosyaları, yeni gelen veya gelecek olan işleri ve bunun yanı sıra farklı birimlerin işleyişini kontrol etmek şart. Çünkü bir müvekkil geldiğinde, bu müvekkile teklifi hazırlayan ve ileten idari bölümden müvekkilden ücreti alan finans bölümüne kadar farklı aşamalarda oluşabilecek bir aksama hem avukatın işini hem de dava sürecini doğrudan etkileyebilir. Bu nedenle her işte olduğu gibi, hukuk bürolarında da iş akışını kesintisiz sağlamak ve herhangi bir sorun ile karşılaşıldığında anlık önlem almak için iş takibi oldukça önemli.

“Peki, bu takibi nasıl yapacağım?” diyorsanız iş ve proje yönetiminde pratik bir çözüm sunan kanban tekniği ile tanışmanın zamanı geldi. O halde gelin, “Kanban nedir?” ve “Kanban tekniği nasıl uygulanır?” tüm detayları ile incelemeye başlayalım.

Kanban Nedir?

Kanban, aslında ilk olarak üretim süreçlerinde verimliliği kontrol etmek için geliştirilen bir sistem. Ancak zamanla sadece üretim ile sınırlı kalmayıp pek çok alanda iş yönetim süreçlerinin takibi için benimsenen bir teknik.

Kanban tekniğinin temeli ise Japonya’ya dayanıyor. Japonca’da işaret anlamına gelen “Kan ve tahta anlamına gelen “Ban” kelimelerinin birleşiminden oluşan kanban, bir otomotiv firmasının ürünlerini pazarın talebine göre yaratma anlayışını benimsemesi ile geliştiriliyor. Böylece otomotiv firması, ürünü üretip pazara sürme anlayışından daha müşteri odaklı bir üretim sürecine geçiş yapıyor.

Tabii ki bu süreçte üretim sırasında tıkanan alanları bulup gerekli önlemleri alarak daha hızlı ve verimli üretim yapılması oldukça önemli. İşte, bu verimliliği de üretim sürecini anlık takip ettiği ve üretim hattının ihtiyaçlarına hızla çözüm sunduğu kanban sistemi ile sağlıyor. Çünkü kanban sistemi sayesinde üretim hattında çalışanlar, üretim adımları ile ilgili anlık bilgi verebiliyor. Böylece üretim aşamasındaki sorunlar ve ihtiyaçlar üretim esnasında çıkarılabiliyor.

Günümüzde ise kanban sisteminin kullanımı yukarıda belirttiğimiz gibi sadece üretim ile sınırlı değil. Şu anda pek çok alanda proje ve iş süreçlerinin takibi için kullanılan bir teknik. Bu teknik sayesinde bir projedeki ya da işteki gelişmeyi tek bir pano üzerinden takip etmek ve görevler arasında kesinti olmadan akışın devam etmesini sağlamak mümkün.

Kanban Tekniğinin Prensipleri

Kanbanın kökeninden de anlaşıldığı gibi aslında bu teknik, iş veya proje yönetim süreçlerinde hem zaman tasarrufu hem de verimlilik sağlayan bir yapıya sahip. Düşünün ki yeni bir dava sürecinin işleyişi ile dava süreci ile ilgilenen avukatlardan bilgi almak istiyorsunuz. Bunun için avukatlarla bir toplantı ayarlayıp işleyişi kontrol etmeniz mümkün. Ancak bu hem zaman alan hem de sürecin analiz edilmesi için yeterli veriye ulaşamadığınız bir yöntem olabilir. Bunun yerine kanban sistemi ile tüm davaları ya da dosyaları, tüm avukatların yapmakta olduğu veya yapması gereken işleri tek bir pano üzerinden takip edebilir ve yönetebilirsiniz. Tabii ki bu tekniğin temel ilkeleri mevcut. Kanban tekniğinin işinizin bir parçası haline gelmesi için de kanban tekniğinin prensiplerine dikkat etmeniz oldukça önemli. “Peki, bu prensipler nelerdir?” diyorsanız şu şekilde sıralayabiliriz:

Mevcut süreçler ve iş akışınızla ilgilenin: Kanban tekniğini uygulamak için öncelikle mevcut süreç ve iş akışını anlamak gerekli. Böylece mevcut süreç, tüm ayrıntısı ile çıkarılarak süreçteki adımlarda iyileştirme yapılabilir.
Küçük ama etkili değişimlere odaklanın: Bu teknikte topyekün bir değişimden öte süreçteki adımlarda iyileştirmeler ve buna bağlı olarak küçük ama etkili değişimler önemlidir.
Tüm ekibin katılımını destekleyin: Kanban, sadece yöneticilerin iş süreçlerinin takibi için değil, tüm çalışanların sürece katıldığı ve işleri takip edebildiği açık bir sistemdir.
Çalışanları değil, iş süreçlerini yönetin: Kanban, çalışan odaklı bir anlayıştan öte iş sürecinin akışındaki verimliliği artırmaya odaklanır. Bu nedenle kanban tekniğinde asıl amaç çalışanların rollerini veya mevcut düzeni değiştirmek değil, mevcut düzende işleyişin konrolü ve iyileştirilmesine katkı sağlamaktır.

Kanban Nasıl Uygulanır?

“Peki, kanban tekniği nasıl uygulanır?” diye merak ediyorsanız aslında birkaç adımda bu iş yönetim tekniğini, çalışma sürecinizin bir parçası haline getirmeniz mümkün. Çünkü prensiplerinden de belirttiğimiz gibi kanban, yeni bir düzen kurmaktan öte mevcut düzenin işleyişi ile ilgilenir. Bu nedenle de mevcut düzen kapsamında işleri bir panoda sıralayarak akışın bir haritasını çıkarmak, kanban uygulamasının temelidir.

Genel olarak kaban tekniği, uygulama aşamasında üç temel unsurdan oluşur. Bunlar ise panolar, sütunlar ve kartlardır. Pano, tüm iş akışının görüldüğü alanken sütunlar, işlerin sıralandığı ve kartlar da görevlerin açıklamasının yer aldığı alanlardır.

Bir örnekle açıklamak gerekirse; Biliyoruz ki bir avukatın aynı anda ilgilendiği birden fazla dosyası vardır. İlgili avukata ait tüm dosyaların süreçlerini takip etmek için avukat özelinde bir pano oluşturabilir ve bu panoya devam eden süreçler için “Mevcut dosyalar”, biten süreçler için de “Tamamlanan dosyalar” gibi sütunlar oluşturabilirsiniz. Sütunların altına sıralayacağınız dosya kartlarının içine avukatın görevi ve dosya ile ilgili detayları girebilirsiniz.

Kısacası kanban uygulamasında mevcut görevler, gelecek görevler ve tamamlanan görevler özelinde bir akış oluşturma esastır. Bunun için organizasyon yapısına ve işlere göre sütunlar oluşturularak yapılacak, yapılan ve biten işler tek bir pano üzerinde görülebilir. Böylece görev dağılımı, iş yoğunluğu veya süreçteki akış hakkında tek bakışta detaylı bir analiz yapılabilir.

Kanban Tekniğinin Hukuk Bürolarına Faydaları

Sonuç olarak kanban tekniği, sadece iş takibi için kurgulanan bir sistemden öte hem zaman tasarrufu sağlamak hem de iş verimliliğini artırmak için oldukça önemli. Çünkü kanban tekniği sayesinde tek bir pano üzerinden tüm işler ve görevler hakkında bilgi sahibi olmak ve işleri, pratik ve hızlı bir şekilde takip etmek mümkün. Yoğun bir çalışma ve dosya takibi gerektiren hukuk büroları için de bu teknik, verimli iş takibine yönelik eşsiz bir seçenek.

Kanban sayesinde tek bir alan üzerinden hukuk bürosunda tüm çalışanların görevlerini görebilir, süren ve biten dosyaları takip edebilir ve görev dağılımını başarılı bir şekilde yapabilirsiniz. “Peki, bunu nasıl yapacağım?” diyorsanız da GÜNCE , her zaman yanınızda. Hukuk bürolarının ihtiyaçları düşünülerek geliştirilmiş GÜNCE üzerinden tüm görevlere ve dosyalara tek bir ekran üzerinden ulaşabilirsiniz. Böylece işlerin gerçekleştirme süreçlerini kolaylıkla takip edebilirsiniz. Bunun yanı sıra GÜNCE üzerinden işlerinizi hukuk veya sektörel uzmanlaşma alanlarına göre sınıflandırarak dosyalar oluşturabilir ve ekiplerin uzmanlık alanına göre sistem üzerinden görev ataması yapabilirsiniz.

Kısacası GÜNCE sayesinde kanban tekniğini işinizin bir parçası haline getirerek hem zamandan tasarruf sağlayabilir hem de iş süreçlerinizi verimli ve pratik bir şekilde yönetebilirsiniz. Siz de hukuk büronuzda hem pratik hem de verimli bir şekilde iş takibini gerçekleştirmek istiyorsanız büronuzun ihtiyaçlarına en uygun paketi keşfetmek için GÜNCE paketlerini inceleyebilirsiniz.