Yeni Nesil Hukuk Büroları ve Hukuk Teknolojileri

Merhaba sevgili okuyucular, ben Mustafa Yıldırım. Yazılım teknolojileri ve bilişim sektöründe geçtiğimiz 15 yıl içinde birçok projede profesyonel olarak yer aldım. Ağırlıklı olarak odaklandığım alan ise, bürolardaki iş süreçlerinin ve mevcut iş yapış şekillerinin daha koordineli ve hızlı bir şekilde yapılabilmesi üzerine geliştirdiğimiz projeler. Ben ve ekibim, büyük firmaların iş yapış süreçlerini izliyor ve onlarla toplantılar gerçekleştiriyoruz. Bu toplantılar sonucunda onların yapmak istedikleri işi ve sektörel ihtiyaçlarını analiz ederek, daha hızlı ve koordineli bir şekilde çalışabilmeleri için iş süreçlerini dijital ortama aktarmalarını sağlıyoruz. Bu profesyonel birikimi, hukuk teknolojileri alanına aktarma sürecim ise GÜNCE platformundaki Ürün Müdürü pozisyonunda görev almam ile şekillendi. Bu yazımda sizlere, hukuk teknolojilerinden bahsetmek isterim.

Teknoloji, artık hayatın her alanında ve tüm bileşenlerini etkiliyor. Hayattaki hemen her konudaki alışkanlıklarımız ve çözümlerimiz, teknolojinin ilerlemesi ile değişirken, avukatlık mesleği de dijitalleşmeden etkileniyor. Eski usüllere göre daha verimli çalışabilen sistemlerin, yeni nesil hukuk bürolarında tercih edilmesi kaçınılmaz hale geliyor. Tüm hukuk dünyasının yeni hukuk teknolojilerini konuştuğu, yapay zeka tabanlı yazılımlardan ve bulut teknolojileri altyapısından faydalanmaya başladığı, mahkemelerde yüksek çözünürlüklü kameralarla fiziken duruşmaya katılamayan kişilerin beyanının alınabildiği günümüzde, hukuk büromuz için teknolojiden nasıl en iyi şekilde yararlanabileceğimizle ilgili notlar almak faydalı olur.

1) Evrak düzenleme ve arşivleme

Eski usüllerde belki de en karmaşık işlemlerden biri evrak arşivi ve dosya arşivi düzenlemekti! Eski düzende dosya arşivlemek, mesainin büyük bir kısmını alabilecek, en ufak bir hatada inanılmaz karışıklıklara ve sorunlara sebep verebilecek bir işti. Çünkü bir dosyada yapılabilecek karışıklık, tüm görev yönetimi sürecini etkiler. Her yeni evrak, yeni bir görev sürecini başlatan ilk domino taşıdır. Av. Mehmet Gün’ün bir sözü vardır: “Gelen giden evraklardan sorumlu çalışanımız, aslında hepimizin patronudur. Çünkü herkese tüm görevleri o verir!”

Ama şimdi, elektronik arşiv devrine hoş geldiniz! Gelen evrakları kategorize edip, sisteme kaydedip erişilebilir kılmak, içerisinden görev dağılımını gerçekleştirmek, artık geliştirilmiş yazılım teknolojileri ile kusursuzca ve zahmetsizce gerçekleştirilebilen bir süreç. Artık e-evrak dünyasıyla tanışabilir, evrak yönetimini kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz. Evrak yönetimi sonrasında karşınıza çıkacak süreçleri ön gören platformlar, evraklarınızı kusursuz bir düzen içerisinde kategorize edip arşivlemenize izin verirken, görev yönetimi konusunda da size yardımcı olacaktır.

2) Geliştirilmiş yazılım teknolojileri

Türk Dil Kurumu Sözlüğü‘nde “yazılım”ın karşılığı şu şekilde ifade ediliyor: Bir bilgisayarda donanıma hayat veren ve bilgi işlemde kullanılan programlar, yordamlar, programlama dilleri ve belgelemelerin tümü.

Yazılım, kısaca açıklamak gerekirse, elektronik bir donanımın, istenilen bir işi yapması için verilen komutlar bütünü. Bu komutları ister akıllı telefonumuzda bir oyun oynamak için yazabiliriz, ister büro yönetimini bir otomasyon süreci ile buluşturmak için.

Özellikle deneyimli avukatların bilgi birikimlerinden yararlanarak birçok süreci ön görebilen bir platform, evrak yönetimi, büro yönetimi, arşivleme, ekip yönetimi, iş yükü takibi, efor yönetimi gibi avukatlık mesleğine dair birçok ihtiyacın ve iş sürecinin yönetilmesini bu otomasyon süreci ile kolaylaştırarak, avukatlığa daha fazla zaman kalmasını sağlar.

3) İş süreçleri planlama ve iş akışı

İş yükü takibi, ekip yönetimi ve efor planlama, normal şartlar altında ancak çok deneyimli bir yöneticinin nokta atışı şekilde gerçekleştirebileceği bir ön görüye dayanır.

Avukatlık bürosunda, bir evrak sisteme girdiği andan itibaren ilgili görevler doğurur ve bu görevleri doğru kişilere vermek, bu görevlerin hayata geçirilişine dair doğru süreleri ön görmek, görevi verdiğimiz kişilerinin iş yükünü takip etmek, faydalı ve adil bir dağılım yapmak için çok başarılı bir yönetici bile kuvvetli bir hafızaya ve makinevari bir programlama yeteneğine sahip olmalıdır...
Ya da elinin altında bu süreçleri ön görebilen bir platform olan yönetici, çalışanlarının iş yükünü ve görevlere harcanacak eforu buradan gözlemleyerek zorlu iş takip süreçlerinin üstesinden gelebilir. İş süreci yönetimi yazılımları sayesinde “Yaşasın teknoloji!” demek için daha çok sebebimiz var.

4) Dijital takvim süreçleri

Eski süreçlerde ajanda kullanımı ile iş süreçlerini bir noktaya kadar hatasız ilerletmeye çalışan yöneticiler, yıllar içinde istemsizce yapılan birçok hata ve yaşanan karışıklık ile kendilerini bu konuda geliştirdiler. Ancak bu, onlara belki de çok daha verimli işlerle geçirebilecekleri zamanı kaybettirdi diyebiliriz.

Bir dilekçenin yazılışından itibaren takip edilmesi gereken birçok süreç doğar. Bu süreçleri ön görmek için ya yıllar geçtikçe dakikleşen, çok deneyimli bir avukat olmalısınız ya da her şeyi kusursuzca not eden, her işin takibini atlamadan gerçekleştirebilen, hiçbir şeyi beş dakika bile geciktirmeyen bir platformdan yardım almalısınız.

Avukatlık deneyimi ile dijitalleşme çağını birleştiren böyle bir platform var. Bu sayede artık işleri kağıt üzerinde takip etme dönemi geride kalıyor, işlerinizi sizin için takip eden akıllı bir platform size evraklarınızı gönderim vaktinizi, bir sonraki görevinizin zamanını, duruşmalarınızı ve çok daha fazlasını hatırlatıyor. Dijital takviminiz, işlerinizi bu platforma girmenizle birlikte oluşmaya başlıyor.

Üstelik yalnızca sizin işleriniz için değil, ekip yönetimi konusunda da dijital ajanda devreye giriyor. Görev, duruşma, evrak gönderim zamanını kaçırmak neredeyse imkansız hale geliyor. Hayali bile güzel, değil mi? Ama hukuk teknolojileri gerçek, bugün, burada, aramızdalar!

5) Ekip yönetimi ve çalışan performans takibi

Ekibiniz ister iki kişiden oluşsun, ister yirmi... Mesleğiniz avukatlıksa, bir yandan avukatlık yapıp bir yandan iş yükü dağılımı ve iş yükü takibi yapmak zordur. Hem tanıştığınız isimleri ve yüzleri hem davanın detaylarını hem de ekibinizdeki her ferdin iş yükünü aklınızda tutamazsınız, notlar da ancak bir yere kadar yardımcı olabilir. Buna bir de performans ölçme işi eklendiğinde, bu yoğunlukta ve birçok parametre söz konusuyken ne kadar adil olabileceğinizi kendinize sorabilirsiniz.

Oysa, ekibinizdeki tüm görevlerin efor yönetimini ve iş takibini kolaylıkla gerçekleştirebildiğiniz, ekip yönetimini kusursuzca yapabildiğiniz bir platform ile dijitalleşme sürecinden maksimum verim sağlayabilirsiniz. İşte bu durumda hukuk teknolojilerine örnek bir platform devreye giriyor. Yeni nesil performans planlama ve ölçme modülleri ile ekip yönetimini kolaylaştırmanın yanı sıra, ekibinizin performansını nasıl en iyiye çekebileceğinizle ilgili size çok pratik bir şekilde fayda sağlıyor.

Dijitalleşme çağının hukuk dünyası ve avukatlık üzerindeki etkilerini özetlersek...

Doğru yazılımlar, özgün ve akıllıca tasarlanmış, deneyimden ve avukatlığın güzel ahlakından yola çıkarak hayata geçirilmiş platformlar, avukatlığı geçmiştekine göre çok daha ileriye taşıyor.

Hukuk teknolojileri,mesleğinize özel süreçlere uygun olarak özelleştirilmiş yazılımlarla hayatınızı kolaylaştırırken, işinizde daha da başarılı olabilmeniz için alan açıyor.

Dememiz o ki; yukarıda bahsettiğimiz tüm kolaylıkları avukatlara sağlayan GÜNCE’yi hala denemediyseniz, geç kalmış sayılmazsınız. Çünkü birkaç tık ötenizde avukatlığın yeni çağı sizi bekliyor. GÜNCE ile büronuzun ihtiyacı olan her şey, tek platformda!