Ekip İçi Etkin İletişim ve Bilgi Paylaşımının İş Süreçlerine Etkisi

Eğer tamamen tek başına çalışan biri değilseniz, hayatınızın bir noktasında siz de neredeyse herkes gibi bir ekip çalışmasının içinde yer almışsınızdır. Bu durumda çok iyi bilirsiniz ki ekip içerisindeki rolünüz ne olursa olsun, başarılı bir iş sürecini doğuran öncelikli konu, ekip üyeleri ile olan iletişiminizin ne kadar güçlü olduğudur. İster bir spor takımındaki sporcular arasında, ister bir firmadaki yöneticiler ya da ast ve üstler arasında olsun, doğru iletişim, bir ekibin başarılı olmasındaki en önemli faktörlerden biridir.
Bir hukuk bürosunda etkin iletişimin mevcut olması, bu iş yerinin sağlıklı bir şekilde fonksiyon gösterdiğinin kanıtı sayılabilir. Çünkü kurumda mevcut olan iç iletişim, kurumun daha etkili şekilde fonksiyon göstermesini sağlarken, ekipler arasındaki iletişimin güçlü olması da çalışanların kuruma olan bağlılığını artırır. Çalışma arkadaşları arasında etkili iletişim yöntemlerinin gözetilmesi, daha etkili çalışma gösteren daha güçlü ekipler anlamına gelir.

Biz de GÜNCE ekibi olarak, kurum bağlılığını ve ekip bağlılığını gözeten ve önemseyen, iletişimi güçlü bir ekibiz. Dolayısıyla bu yazımızda, ekip içi etkili iletişim tekniklerini ele alacak, bu tekniklerin nasıl doğru uygulanabileceğine dair bazı önerilere değinecek ve kaçınılmasının doğru olacağı bazı yaygın iletişim hatalarından bahsedeceğiz.

Ekip İçi Etkili İletişim Süreci

Öncelikle şunu hatırlayalım ki iletişim, işteş bir eylemden doğar. Yalnızca iletmek, talimat veya emir vermek, görev tanımlamak ya da rapor sunmaktan ibaret değildir. Eğer firmanızda ekip içi iletişim teknikleriniz alttan üste raporlar, üstten alta raporlar zincirinden ibaretse, kurum içi iletişim yöntemleri üzerinde biraz çalışmaya başlamanız gerekebilir. Çünkü geleceğin hukuk bürolarında ve iş yapış biçimlerinde, sadece raporlamadan ibaret bir iletişim modeline yer olmadığı kanaatindeyiz.

Bundan 30-40 yıl önce şirketler, geleneksel organizasyon yapıları ile çalışmanın, iş yapış biçimindeki problemlerin çözülmesi açısından yetersiz kaldığını fark ettiler. 1970-1980’li yıllarda, Japonya’daki Toyota, Volvo gibi şirketlerin öncülüğünde büyük firmalar, kendi içlerinde takım çalışması tekniklerini uygulamaya başladılar. Firma içerisinde alt, üst, yetki, otorite, çalışma kuralları bakımından yepyeni bir yapılanmayı gerektiren takım çalışması, yıllar içerisinde hukuk sektörü dahil olmak üzere birçok sektörde bilfiil uygulanmaya başladı. Daha sonra, dijitalleşme çağı geldi ve takım çalışması bu çağda yepyeni bir anlam kazandı. Peki, bugünün iş dünyasında ekip içi etkili iletişim teknikleri nelerden oluşur ve nasıl arttırılır? Gelin üç kısa maddede bu soruların cevaplarını özetleyelim.

1. Başlangıç noktası her zaman sizsiniz.

İletişimin başladığı nokta bir lider olarak sizsiniz; iletişimin nereye gideceğini belirlemekte en önemli unsurlardan biri, bunun farkında olmak. Eğer bir lider olarak önceliğiniz, açık bir kurum içi iletişim kültürü oluşturmak olursa, çalışanlarınızın ve ekip arkadaşlarınızın şirket içinde iletişim kurma teknikleri ve yöntemleri üzerinde bir standart yaratılır. Unutmayın, harika bir iletişim her zaman sizinle başlar.

2. Bilgiye ulaşmanın kolay olduğu bir çalışma ortamı, ekip içi iletişim için şarttır.

Bir hukuk firmasında, departmanlar ve ekipler arasında, üzerinde çalışılan dosya ile ilgili bilgiye ulaşmak zor ve sistem düzensiz ise, ekip içi etkin iletişimden söz etmek mümkün değildir. Ekip içerisindeki bilgileri organize etmek, bir bildirim sistemine sahip olmak, güncellemeleri ve bilgi alışverişini ekipteki herkesin takip edebileceği kullanıcı dostu bir otomasyona sahibi olmak, günümüzde büro ortamındaki iletişimi güçlendirecek tekniklerden biridir. Firmanızda GÜNCE gibi bir platform ile çalışmak bu noktada yararınıza olacaktır.

3. Sağlıklı bir geri bildirim döngüsü kurmak, katma değer sağlayan çalışanlar ve güçlü ekipler için çok kıymetlidir.

Takım içi iletişim yöntemlerinden biri, kıdem ya da ünvan ayırmaksızın, birbirini besleyici bir geri bildirim döngüsü oluşturabilmektir. Yalnızca üstlerin altlarına geri bildirimde bulunduğu değil, aynı zamanda altların üstlerine ve takım üyelerinin birbirlerine neyi doğru, neyi eksik yaptıklarını yapıcı bir dil ile aktarabildikleri bir değerlendirme ve geri bildirim süreci, hem çalışanların kendilerini ve iş yapış biçimlerini hem de ekiplerin birlikte işleyişlerini geliştirmeleri için paha biçilemez fırsatlar sunar. GÜNCE’nin 360 Geri Bildirim modülü, bu fırsatları yaratmak için ekibinize gereken sistemi sağlayacaktır.

Yaygın Ekip İçi İletişim Hataları Nelerdir?

Şu ana kadar çalışma arkadaşları arasında iletişimi arttırarak ekiplerin daha başarılı faaliyet göstermesini sağlamak adına bir lider olarak sizin üstlenebileceğiniz sorumlulukları yukarıda kısaca özetledik. Peki, bu konuda yaygın olarak gözden kaçan ve ekip içi iletişimi yaralayıcı olabilecek bazı hatalar nelerdir?

Dinleme becerisini kullanmamak: Etkili iletişim tekniklerinin en başta geleni, tarafların birbirlerini yargısızca ve dikkatlice dinlemesidir. Takım içi iletişimi güçlü kılmak için, tüm üyelerin birbirlerini yüzeysel ve sembolik bir biçimde değil, geri bildirimleri dikkate alarak dinlemesi önemlidir.

Bilgilendirme ve güncellemelerde tutarsız ve düzensiz davranmak: En sık yapılan hatalardan biri, güncel bilginin, yoğun işleyen akışın ve birçok evrakın arasında kaybolmasından kaynaklanan iletişim eksiklikleridir. Ekip üyelerinden biri ya da birkaçı, son bilgiye değil önceki bilgilere dayanarak aksiyon aldığında, işleyiş bozulur. Bu tür durumların yaşanmaması için dosyaya ilişkin tüm bilgilere ekip üyelerinin ulaşabildiği bir platform ile çalışmak en doğrusudur.

İşlev bozucu görev davranışları sergilemek: Kimi davranış türleri, büro ortamındaki etkin iletişimi baltalayacak niteliktedir. Her ne kadar ekip üyelerinin bu davranışları sergilerken iş sürecini zora sokmak gibi bir niyeti olmasa da çalışanların, kişisel olarak sergiledikleri davranışlarının bilincine varmaları yahut bir üst tarafından geri bildirim verilerek farkındalık kazanmalarına yardımcı olunması önemlidir.

Bu davranış türleri, kısaca şunlar olarak özetlenebilir:
- Tepeden bakma (Ekip üyelerinin arasındaki eşitlik dengesini bozacak şekilde davranmak)
- Bit yeniği arama (Ekip arkadaşının her yaptığında bir kusur bulmaya çalışmak)
- Kaçınma (Sorumluluk almaktan kaçınmak)
- Engelleme (İşleyişe engel olacak şekilde davranarak karmaşa yaratmak)
- Kullanma (Diğer insanlardan yardım istemek ancak ihtiyaç halinde kimseye yardım etmemek)
- Kenarda durma (Diğer üyelerin düşüncelerini onaylamak dışında katkıda bulunmamak)
- Soğuk davranma (Bilinçli olarak bir üyeyi dışlayacak, ona uzak duracak şekilde davranmak)
- Alaya alma (Üyeleri şakaların hedefi yapmak)
- Tahakküm kurma (Başka bir üyenin üzerinde iktidar kurmaya çabalamak)

Büronuzda bu davranışları gösteren ekip üyeleri varsa, bu kişiler ekip içerisindeki sağlıklı dinamikleri oldukça zedeleyecektir. Bu davranışları gösteren kişilere yapıcı bir şekilde gerekli geri bildirimin yapılması gerekmektedir. Ekip arkadaşları ya da bir üst tarafından uyarılması sağlıklı iletişimin geri kazanılması açısından faydalı olacaktır.

Umarız ki bu yazımız ekip içi iletişim yöntemleri, etkili iletişim ve büro ortamındaki iletişimi arttırmak konularında size faydalı olmuştur. Son söz olarak; dijitalleşen dünyada ekibinizin güçlenmesine katkıda bulunacak tüm çözümleri tek platformda sunan GÜNCE ile henüz tanışmadıysanız sitemizi incelemenizi önerir, tüm ekibinize başarılar dileriz.