Hukuk Bürolarında Kurum Kültürü Oluşturmak İçin: Kaizen Tekniği Nasıl Uygulanır?

Günümüzde her alanda olduğu gibi hukuk büroları için de yüksek bir rekabet ortamının olması, kaçınılmaz bir gerçek. Bu denli rekabetin içerisinde de ön plana çıkmanın, alanında uzman olduğunu göstermek ve daha çok müvekkile ulaşmanın yolu sürekli gelişmek ve yenilikleri takip etmekten geçiyor.

Tabii ki hızla akıp giden bu zamanda tüm gelişmeleri takip etmek, bir hayli zor. “Peki, bunu yapmanın kolay bir yolu yok mu?” diye düşünüyorsanız Kaizen tekniği ile tanışmanın zamanı geldi. Çünkü bu teknik sayesinde tüm çalışanların hukuk bürosundaki iş süreçlerini geliştirmeye ve iyileştirmeye odaklandığı bir kurum kültürü yaratmak mümkün.

O halde gelin, iş süreçlerini geliştirerek her zaman daha iyiye doğru ilerlemenizi sağlayacak ve hukuk bürosunda tüm çalışanların etkin rol aldığı bir kurum kültürü oluşturacak Kaizen tekniğini incelemeye başlayalım.

Kaizen Nedir?

Kaizen tekniğini anlamak için öncelikle bu kavramın anlamına ve çıkış noktasına bakmakta fayda var. Kaizen, Japoncada değişim anlamına gelen “Kai” ve daha iyiye doğru anlamına gelen “Zen” kelimelerinin birleşiminden oluşan bir kavram. Buna göre Kaizen kavramını da sürekli iyileştirme olarak tanımlamak mümkün. Sürekli iyileştirme anlayışının temelinde ise küçük adımlarla büyük sonuçlar elde edileceği ve geliştirmenin hiçbir zaman son bulamayacağı inancı hakim. Kısacası kişisel, sosyal, ev ve çalışma hayatında sürekli gelişmenin yolu Kaizen felsefesinden geçiyor diyebiliriz.

Ancak bu kavramı hayatımıza katan Kaizen Enstitü Kurucusu Masaaki Imai, Kaizen’i bir felsefe olmasının yanı sıra bir iş geliştirme yöntemi olarak tanımlıyor. 1986 yılında Kaizen, ilk defa sistematik bir yönetim metodolojisi olarak kabul edildikten sonra pek çok şirketin gelişmek ve kurum kültürü oluşturmak için benimsediği bir yönetim tekniğine dönüşüyor.

Bir kurum için Kaizen tekniğinde esas olan ise her çalışanın sürekli iyileştirme ve gelişime odaklandığı bir çalışma prensibi yaratabilmek. Böylece daha iyiye ulaşmak için güçlü bir ekip oluşturulabilir. Bu nedenle Kaizen tekniğini uygularken önemli olan sadece yöneticiler özelinde değil, tüm çalışanların süreç içerisindeki gelişimi destekleyici fikirlerine değer vermek. Çünkü bu anlayışın temeli, belirli görevleri ve faaliyetleri gerçekleştiren kişilerin bu işler hakkında en iyi bilgiye sahip olduğuna dayanıyor. Tüm bu kişileri, iyileştirme açısından fikirlerini paylaşmaya teşvik etmek ise gelişim açısından en önemli adım.

Kaizen'in Temel Prensipleri Nelerdir?

Kaizen kavramının anlamını ve temelini öğrendik. Peki, Kaizen tekniği nasıl uygulanır? Bunun cevabını verebilmek için Kaizen’in temel prensiplerini ve eylemleri yönetmek için PUKÖ döngüsünü bilmek gerekli. Gelin ilk olarak Kaizen’in temel prensiplerine göz atalım.

Bir iş geliştirme yöntemi olarak Kaizen’in 5 temel prensibi bulunuyor. Kaizen Enstitüsü tarafından Kaizen’in özü olarak tanımlanan bu 5 prensibi ise şu şekilde sıralayabiliriz:

Müşteri değeri yaratmak
Sıfır atık hedefi
Eylemi takip etmek
Ekipleri katkı sağlaması için organize etmek
Şeffaf olmak

Bu ilkeler doğrultusunda Kaizen felsefesini kurum kültürünün bir parçası haline getirmek mümkün. Ancak bu felsefeyi eylemler bazında değerlendirecek olursak “Ne yapılması gerekli?” sorusunun cevabı PUKÖ döngüsünden geçiyor.

PUKÖ, yani “planla, uygula, kontrol et ve önlem al” döngüsü sayesinde Kaizen’i iş yönetiminin bir parçası haline getirebilirsiniz. Bu nedenle bu döngünün adımlarını daha detaylı incelemekte fayda var:

Planla: İlk olarak iyileştirme ve gelişim için hedeflerinizi belirlemelisiniz. Ancak hedefleri belirlerken kalite odaklı olmalı ve Kaizen’in ilkelerinden biri olan müşteri değeri yaratmayı ön planda tutmalısınız. Bir durum değerlendirmesi yaparak iyileştirme gereken alanlara göre bir planlama yapabilirsiniz.

Uygula: Planlama yaptıktan sonra belirlediğiniz alanlarda uygulama aşamasına geçebilirsiniz.

Kontrol et: Tabii ki her zaman teorik, pratik ile uyuşmayabilir. Yani uygulama aşamasında çeşitli problemler ya da planlamada eksik detaylar ortaya çıkması mümkün. Bu nedenle uygulamayı sürekli olarak kontrol ederek problemleri saptayabilirsiniz. Unutmayın ki Kaizen felsefesine göre problem, bir sorun değil, gelişim için bir fırsattır.

Önlem al: Bu aşamada iyileştirilmiş süreç, artık mevcut durum olarak kabul edilir. Ancak bu iyileştirilmiş sürecin de daha iyiye ulaşamayacağı anlamına gelmez. Çünkü Kaizen felsefesine göre bu mevcut durumu da her zaman daha iyiye ulaştırma potansiyeliniz var. Bu nedenle iyileştirmenin kalıcı olması ve daha iyi hale gelmesi için PUKÖ döngüsüne sürekli olarak devam etmeniz gerekir.

Hukuk Bürolarında Kaizen Tekniğinin Önemi

Peki, bu iş geliştirme tekniğinin hukuk alanındaki önemi ne? Başta da belirttiğimiz gibi her alanda olduğu gibi hukuk alanında da rekabetin olduğu bir gerçek. Bu gerçek doğrultusunda sürekli iyiye doğru ilerlemenin ve hukuk büronuzu rakiplerden farklılaştırmanın yolu işte, yukarıda prensipleri ve uygulama adımlarını öğrendiğimiz Kaizen tekniği ile mümkün.

Örneğin hukuk bürosunda dava takip süreçlerini iyileştirmek istiyorsunuz. Öncelikle hukuk bürosunda çalışan tüm avukatlardan süreçle ilgili görüşlerini alıp süreçteki problemleri çıkarabilirsiniz. Sonrasında ise bu sürecin daha iyi işlemesi için bir plan oluşturarak dava takip sürecinde verimliliği artırabilirsiniz. Ancak burada önemli olan, hukuk bürosunda çalışanların geliştirme aşamasına katılımını sağlamak ve süreci sürekli olarak kontrol ederek her zaman daha iyiye ulaştırmaya çalıştırmak. Çünkü Kaizen, bir iş ya da proje için uygulanacak bir stratejiden öte bir çalışma felsefesi. Bu felsefeyi en iyi şekilde uygulamanız ve hukuk bürosundaki tüm süreçlerinizi daha verimli hale getirmeniz için de GÜNCE , her zaman yanınızda.

Hukuk alanının ihtiyaçlarına yönelik tasarlanmış GÜNCE sayesinde evrak yönetimi, duruşma, dava ve dosya takibi yapabilir, büroda yapılacak tüm işleri kayıt altına alarak tüm süreçleri planlayabilirsiniz. Böylece işlerinizi pratik bir şekilde yönetirken mesleğinizi verimli bir şekilde icra edebilirsiniz. Siz de işlerinizi maksimum verimlilikte gerçekleştirmek ve kurumlaşma yolculuğunda fark yaratmak istiyorsanız GÜNCE paketlerini inceleyebilirsiniz.