ANA SAYFA BLOG HUKUK BÜROLARI İÇİN UZAKTAN ÇALIŞMA MODELİ MÜMKÜN MÜ?

5 Ağustos Perşembe, 2021

Av. Mehmet Durmaz ile Hukuk Büroları İçin Uzaktan Çalışma Modeli Mümkün mü?

1. Merhabalar, öncelikle bize biraz kendinizden bahsedebilir misiniz?

Rumeli göçmeni bir ailenin çocuğu olarak Kırklareli’nde doğdum. İlk ve orta öğrenimimi Kuleli Köyü’nde, lise öğrenimimi ise Babaeski İlçesi’nde tamamladım. Sonrasında eğitimime devam ettiğim Marmara Üniversitesi Hukuk Fakültesi’nden 2010 yılında mezun oldum. Staj tecrübem ile mesleğin ilk yıllarını İstanbul’un köklü hukuk bürolarından birinde çalışarak geçirdim. Çoğunlukla özel hukuk alanında danışmanlık ve avukatlık faaliyetleri yürütülen bu büroda ben de özel hukuk alanında kendimi geliştirme imkanı buldum. 2015 yılında ortağım Av. Gökhan Bakar ile kendi hukuk büromuzu açarak yeni bir yolculuğa çıktık. Şu an 6 avukattan oluşan ekibimizle bu yolculuğumuzu sürdürüyoruz. Ortağım ve ben de ekibimizdeki diğer arkadaşlarımız gibi temelde özel hukuk alanında danışmanlık ve avukatlık faaliyetlerinde bulunmaya devam ediyoruz. Bunun yanı sıra girişimcilik ekosistemi ile oldukça ilgiliyim. Çeşitli sivil toplum kuruluşlarında da dönem dönem etkin roller üstlenmeye çalıştım. Ne var ki artık nitelikli zaman ayırmakta zorlandığım için daha çok takip eder vaziyetteyim; girişimciliğe ilişkin gelişmeleri gözlemlemekteyim.

2. Pandemiden ve uzaktan çalışma döneminden önce, ofislerde çalışma sistemleri ne şekildeydi?

2015 yılının Nisan ayında iki ortak olarak ofisimizi kurduk. İkimiz de farklı büro yönetimi tecrübelerine sahiptik. Benim öncesinde çalıştığım büro, daha çok şirket danışmanlığı yapan, büyük bir üstadın yöneticiliği altında işlemekteydi. Bugün 76 yaşında olan ve hala çalışmaya devam eden büyük üstat ve ekibinin köklü alışkanlıkları vardı. Örneğin, çalıştığımız ofiste bütün sistem e-mail üzerine kurgulanmış durumdaydı. Ofisin ortak mail adresi üzerinden yürütülen iş süreçleri sayesinde herkes herkesin ne iş yaptığını açıkça görebilirdi. Bu durum bize şeffaflık ve yazılı onay ile ilerlemenin verdiği garantiyi sağlıyordu. Genelde şirketlerle çalıştığımız için iş hukuku konuları için ekibin belli kişileri, diğer konular için ekibin diğer kişileri görevleri üzerine alırdı ve ofisimizde üstadımızın takibi ile gerçekleşen bir iş dağılımı vardı. Her attığımız e-mail’in çıktısı alınıyordu, tüm e-mail’ler Outlook’ta yedekleniyor, hem fiziksel hem de dijital olarak klasörleniyordu. Bu durum bize müthiş bir ferahlık sağlıyordu çünkü her şey kayıtlıydı ama aynı zamanda büyük bir bürokratik süreç işliyordu ve tabii ki buna da hatırı sayılır ölçüde zaman ayırıyorduk.

Bunun dışında kalan çalışmaları, raporları, masraf listelerini ise Excel üzerinden oluşturuyorduk ve belirli aralıklarla bu çalışmaları ilgili kişiye aktarıyorduk. Dolayısıyla manuel bir sistemde ilerliyorduk. Klasörleme ise server üzerinden yürütülüyordu.

Ortağım ise başka bir ofiste önemli bir hukuk hocası ile birlikte çalışıyordu; onların bilirkişi raporlarına ilişkin hazırlıklar ve spesifik davalar üzerine kurulu bir iş metotları vardı. Ben ortağımın ofisine gittiğimde her seferinde onu klasörler dolusu bir masanın başında, dosyalar ve dilekçeler içerisinde buluyordum.

Pandemi döneminde uzaktan çalışma ihtiyacı doğduğunda benim tecrübe kazandığım büro şöyle bir yöntem izledi; ofisteki bilgisayarı açık tutup evlerden server’a bağlanarak iş süreçlerini yürüttüler. Bu yöntem benim geçmişte deneyimlediğim bir modeldi.

3. Peki, bize bugünkü çalışma modelinizden biraz bahsedebilir misiniz?

Biz birlikte yola çıkan iki girişimci olarak 6 kişiden oluşan bir büro yönetiyoruz. İş modelimizi oluştururken farklı iki tecrübeden faydalanan karma bir model uyguladık. Mail üzerinden çalışmaya odaklandık ama geçmişte gördüğüm gibi ortak bir mail üzerinden çalışmadık. Büroda çalışan her arkadaşımız kendi e-mail adresine sahip. Tabii bu noktada her işin mail ortamından takip edilemediğini belirtmekte fayda var çünkü her müvekkil mail adresine sahip olmayabiliyor. Bu durumlarda müvekkil özelinde SMS, Whatsapp gibi alternatif platformlar tercih etmek zorunda kalabiliyoruz. Dava, icra gibi konularda Excel üzerinden ilerleyişi takip ediyoruz. Süreli işlerimizi ilk başta herkesin kendi ajandası üzerinden takip ediyorken bir süre sonra haftalık status toplantıları düzenlemeye ve tüm büronun süreli işlerini bu toplantılarda takip etmeye başladık. Status toplantılarında oluşan ortak bir Excel üzerinden tüm büro olarak güncel kalıyoruz. GÜNCE ile çalışmaya başlayana kadar mali kayıtları, masraf dökümanlarını da eski usûl sürdürüyorduk. GÜNCE bizim büromuz için gerçek bir milat oldu.

4. Kendi sözcüklerinizle ifade etmek gerekirse, neden bir milat ihtiyacı duydunuz?

Çünkü avukatlar olarak dağınık çalışmak durumundayız. Altı kişilik bir büro olarak altı arkadaşımız neredeyse hiçbir zaman aynı anda ofiste birlikte bulunamıyor çünkü birimiz ofiste bulunurken diğer arkadaşlarımızın adliyede, müvekkil toplantılarında veya müvekkil ofisinde bulunması gerekebiliyor. Müvekkillerimizin çatısı altına girdiğimizde çoğunlukla onların işlerine bakmakla birlikte maillerimize, bazen diğer akışlara da bakmamız gerekiyor. Bu göçebe çalışma sisteminin ortak bir paydaya ihtiyacı var. Zaman zaman Excel listeleri de yeterli olmayabiliyor, hangisinin güncel olduğunu bulmak, bazı girdilerin kaybolması gibi sorunlarla baş etmeye çalışmak, böyle bir miladın ihtiyacını doğurmuştu.

Ben kişisel olarak girişimcilik ekosistemine çok ilgili biriyim. Bizim yalnızca ofis yönetimine değil, aynı zamanda bir hukuk bürosuna özelleşmiş bir ofis yönetimine ihtiyacımız vardı. Dijitale uyum sağlama ile ilgili doğal bir zorunluluğumuz var, bunun uzun zamandır farkındaydım.

Kısacası, dijital dönüşüme dair ihtiyaçlarımızı aslında pandemi döneminden önce fark etmiştik. Dijitalleşen merkeziyetçi yapı ihtiyacı pek çok sektörde olduğu gibi hukuk sektöründe de pandemiyle beraber önemini hatırlattı.

5. Peki, pandemi döneminde ofiste miydiniz? Pandemi dönemi sizin için nasıl geçiyor?

Pandemi döneminde şirketlerin faaliyetleri minimize olunca bizim faaliyetlerimiz de azaldı. Biz de bu süreci fırsata çevirmeye karar verdik ve tüm iş süreçlerimizi GÜNCE platformu üzerinden yürütmek için adım attık. Özellikle son 17 günlük tam kapanma dönemini dijitalleşme sürecimizi başlatmak için kullandık. Şu an bunun faydasını görüyoruz. Örneğin şu an 6 kişinin sadece 3’ü ofis içerisinde ve bizim diğer kontaklarla koordinasyonu sağlamamız şimdiden kolaylaşmaya başladı.

6. Bu temel ihtiyacın dijitalleşme ile karşılanacağına nasıl karar verdiniz?

Ofisimizin mali işlerini kurulduğu günden beri ben yönetiyorum. Nasıl yönettiğimi bir örnekle anlatayım. GÜNCE’nin avukatlığını yaptığımızı varsayalım. GÜNCE’den masraf talep ediyorum veya masraflarımı bir liste haline getirip makbuz kesiyorum, ay sonunda da GÜNCE ile bir hesaplaşma gerçekleştiriyoruz. Benim bu sürede ofisteki diğer avukatlardan masraflarını talep edip bunu GÜNCE’ye yansıtmam gerekir, sonra GÜNCE ile karşılıklı hesaplarımızı tamamlamamız gerekir. Bu süreçleri büromuzda altı yıldır ben yönetiyorum. Masraflar makbuzlar derken zaman zaman bu listeler oldukça karmaşık bir hale gelebiliyordu. Bu durumda ben mutabakat amaçlı müvekkilime dönüp “Cariyi iletebilir misiniz?” demek durumunda kalıyordum. Bu karmaşık takip hem benim açımdan hem de müvekkil açısından bir iş yükü anlamına gelebiliyordu. Dolayısıyla, dijitalleşme sürecindeki ilk ihtiyaçlardan bir tanesi mali kayıtların basit ve tutarlı bir şekilde tutulabilmesi idi.

İkinci ihtiyaç ise raporlama idi. Bu yolculuğa başlarken bir sürü SWOT analizi yaptık. Hukuk dünyasındaki en büyük eksiklerden biri geri dönüş ve raporlama eksikliğidir. Biz kendimizi bu konuda geliştirmek istedik. Dolayısıyla raporlamayı basit ve hızlı bir şekilde yapabilmeye dair bir ihtiyacımız ortaya çıktı. Raporlama yapabilmek için, raporlamaya esas bilgilerin ilgili yerlerde olması gerekiyordu. İlgili yerlerin de manuel kullanılan sistemler olması durumunda raporlama yapmak bir karın ağrısına dönüşüyordu. Bizim daha basit bir şekilde raporlama yapacağımız bir veritabanına ihtiyacımız vardı. Bu da GÜNCE’nin bize sağladığı en büyük kolaylıklardan biri.

7. Bu süreçte farklı yönetim programlarını da incelediniz mi? Neden GÜNCE’yi tercih ettiniz?

Farklı yönetim programlarını da inceledik ancak birçok otomasyon programı hukuk sektörüne özel geliştirilmediği için bize aradığımız hareket alanını vermemişti. GÜNCE’nin ortaya çıkışında, arkasında büyük bir hukuk sektörü tecrübesi olduğu ilk bakışta anlaşılıyor. Bunun GÜNCE’yi tercih etmemizdeki ilk sebep olduğunu söyleyebilirim.

İkinci sebep ise kullanıcı deneyimi. Avukatlık camiasında bizim zaten zorunlu kullandığımız programlar var, örneğin UYAP. UYAP kullanıcı deneyimi açısından eski bir teknolojisi olsa da hepimizin kullandıkça alıştığı bir sistem. Dolayısıyla bizim için bir program UYAP’a ne kadar benzerse bize o kadar adapte olma kolaylığını veriyor.

Ek olarak herkes gibi bizim günlük hayatımızda kullandığımız ileri teknoloji akıllı telefonlar, tabletler var ve seçeceğimiz otomasyon yazılımının sahip olduğu kullanıcı deneyimi ne kadar bu genel yazılımlara benzerse, bizim açımızdan adaptasyon o ölçüde kolay oluyor. GÜNCE ile tanıştığımızda bize zaten alışık olduğumuz kullanıcı deneyimini sunduğunu fark ettik. İlk bakışta basit, anlaşılır bir arayüzle karşılaştık. Günümüzün karmaşıklığını sadeleştirecek bir yazılıma ihtiyacımız vardı, dolayısıyla GÜNCE hem adaptasyon hem de kullanım yönünden tercihimiz oldu.

8. Neredeyse tüm dünya için artık yeni bir çalışma sistemi söz konusu: Uzaktan Çalışma. Bu sistemle ilgili düşünceleriniz neler?

Avukatlık ofislerinin farklı renkleri var. Kimi ofislerin danışmanlık tarafı ağır basıyor, kimi daha fazla bilgisayar başında, kimi aile hukuku ya da ceza hukuku üzerinde çalışıyor… Onlar için cezaevine dijital olarak bağlanmak ya da aile hukuku sürecinde gereken bir nevi psikolojik desteği dijital olarak sunmak mümkün olmuyor. Ancak bizim çalıştığımız hibrit modelde ve sahada şahit olduğumuz tablo şu: Müvekkil, avukatla yüz yüze görüşebilmek, konuşabilmek, sesini duymak, birlikte çay içebilmek istiyor. “Avukata danışmanlık ücreti ödüyoruz ancak yüzünü görmüyoruz.” diye düşünebilecek müvekkiller de var. En azından yönetici avukatlar tarafından bir yakınlık görmek istiyor. Ancak şu boyut da var: Avukatlık bürolarına eskisi gibi çok fazla müvekkil ziyareti gerçekleşmiyor, daha çok avukatın müvekkile gitmesi gerekiyor. Avukatlar ziyaret edilenden ziyade ziyaret eden kişilere dönüşmüş durumdalar. Bu durumda son yıllarda ofis ile çok fazla fiziki bağımız da kalmıyor. Evimizin masasında bilgisayarımızı açıp çalışmamız ile ofiste çalışmamız arasındaki fark azalıyor.

Dosyalarımızın dijital halde bulundurulabilir olması, dijitalleşme aşamasındaki en önemli unsurlardan biri. Aslında bunu UYAP’ta da yapabiliyoruz ancak bir dosyaya aynı anda bir hesaptan üç kişi giremiyor. Dolayısıyla bir avukat arkadaşımız dosyayı inceliyorsa diğeri inceleyemiyor.

Evden çalışma sürecinde, konuşulan bir başka konu da trafikte kaybedilen zamanı yeniden kazanma konusu. Ancak bizim için bu konu pek geçerli sayılmaz, çünkü işimizde hiçbir zaman ev-iş arasında bir çalışma düzeni mümkün değil. Biz Bostancı’da yaşıyoruz. Bostancı-Bakırköy-ofis-toplantı arasında geçebilecek günlerimiz oluyor, çünkü adliyeye gitmek zorundayız. Aynı anda Kartal’daki, Bakırköy’deki ve Büyükçekmece’deki adliyelere yakın bir ev bulmak mümkün değil. Dolayısıyla, bizim hukukçu olarak dijitalleşmemizi sağlayacak olan bir konu da e-duruşma konseptine entegre olabilmek. E-duruşma ile ilgili beklentim, çok daha hızlı bir şekilde entegre olmamız idi ancak henüz bunu başarabilmiş değiliz.

9. Sistemsel engellerin dışında sizce verimlilik hukuk bürolarında nerede kayboluyor?

Bence bunların dışında kişilerin öz disiplini ile ilgili alanlarda kayboluyor. Biz ofisimizde kimseyi “Hadi, hadi.” diyerek çalışmaya yönlendirmeyiz, herkesin kendi akışını bulması gerektiğine inanırız ancak tam kapanma süreçlerinde bazı arkadaşımızla yollarımızı ayırmak durumunda kaldık çünkü aynı tempo ile dans etmediğimizi fark ettik. Ben bu tür konularda baskıcı bir yönetici değilim ancak evden çalışma sürecinde kimi arkadaşlarımızı daha zor motive ettiğimizi gözlemledik.

10. Yönetici avukatlar perspektifinden büyük resmi, aynı amaca koştuğunuzu çalışanlara sürekli hatırlatmak önemlidir. Uzaktan çalışma sürecinde bunu aşılamak biraz daha zorlaşmış durumda sanırım. Özellikle hukuk sektöründe, sizin çalışma temponuzda sürdürülebilir kılmak zorlaşmış olabilir.

Ben gece 3’te de kalkıp mail cevaplıyorum. Avukatlığın getirdiği her türlü kaos hayatımda mevcut. Benim arkadaşlarıma söylediğim bir şey var: “Bizim patron çok katı, gece geç saatlere kadar çalıştırıyor, sabah erken saatlerde tekmeleyerek uyandırıyor.” Bana diyorlar ki: “Sizin kendi ofisiniz değil mi?” Ben de diyorum ki: “Hayır, değil. Çünkü bizim patronumuz işin ta kendisi. Benim uyku saatlerimi, çalışma ve dinlenme saatlerimi, hastalanacağım zamanı bile iş koordine ediyor. Üstelik nobran bir patron.”

Dolayısıyla dijitalleşme konusunda da bizi kırbaçlayan yine o patron. “Sizin raporlarınızı vermeniz, on time dönüş yapmanız gerek.” diyen o patron. Bu durumda, büyümek isteyen hukuk bürolarında, kurumlaşma yolundaki hukuk bürolarında dijitalleşme kesinlikle bir ihtiyaç.

Değerli görüşlerinizi bizimle ve okuyucularımızla paylaştığınız için çok teşekkür ederiz.