Avukatlar İçin Verimli Zaman Yönetimi Yolları

Merhaba sevgili okuyucular, ben Mustafa Yıldırım. GÜNCE’nin yazılım ekibinde Ürün Müdürü olarak görev almaktayım. Avukatlar için en önemli ihtiyaçlardan bir tanesi zamanlarını verimli bir şekilde yönetme ihtiyacı. Aynı zamanda sunulan yazılım teknolojilerinin ek iş yükü yaratmadan ihtiyaçlarını karşılamaları. Avukatlarla iletişim halinde kalarak, bize sundukları öneri ve ihtiyaçlarını analiz edip hayata geçirdiğimiz, kurumlaşan ve kurumlaşma yolunda olan hukuk bürolarına gereken tüm çözümleri bir arada sunan GÜNCE platformunun geliştirilmesine katkıda bulunurken, zamanı verimli kullanmaya yardımcı olacak modülleri hayata geçirmenin önemini tekrar kavradık. Dolayısıyla ben de bu yazımda sizlerle, avukatlığa daha fazla zaman ayırabilmek ve mevcut zamanımızı verimli kullanmakla ilgili bazı çözüm önerilerinden bahsedeceğim.

Dünyanın her yerindeki avukatların, başarılı olmak için adeta bir süper güç haline getirmesi gerektiği özellik: Etkili zaman yönetimi. Çünkü yalnızca Türk hukuk sisteminin değil, dünyanın her yerindeki hukuk sistemlerinin bir avukattan beklentileri, yalnızca iyi eğitimli, işine adanmış ve çalışkan olması değil, süreç yönetimini de başarıyla gerçekleştirebilmesidir.

Aynı anda çok yerde olması gereken avukatlar için de gün yalnızca 24 saat. Peki hem dava hazırlıklarıyla, hem evrak işleriyle, hem de duruşmalarla toplantılar arasında koşturmakla geçen bu vakitte, stratejik insan kaynakları yönetimini ve zamanı verimli yönetmeyi nasıl başarabilirsiniz?

O halde sizlere, bu zorlu ancak tutkulu mesleği icra ederken avukatlara yardımcı olabilecek etkili zaman yönetimi tekniklerinden bahsedelim.

1) Düzenli Dosyalama Yapmak – Evrak Takibi

Gelen evrak, giden evrak, iç yazışmalar ve daha niceleri... Avukat olmanın en çok vakit alan işlerinden biri evrak yönetimi. Düzenli bir dosyalama sisteminizin olması ise dosya yönetiminin sırrı. İşleme konulan her evrakı vakit kaybetmeden dosyalamak ve tertipli bir sistem içerisinde, evraklarınızı doğru kategorize etmek, her ne kadar yapılması zor gibi görünüyor olsa da gün içerisinde size ciddi anlamda zaman kazandırır. Hakkıyla yerine getirilen evrak yönetimi ve dosya yönetimi, karmaşık ve zaman alan işlerinizi, bir saatin çarkları gibi düzenle işleyen bir sisteme dönüştürür.

2) Randevu sistemi oluşturmak

Eğer dağınık bir programda çalışıyorsanız, bunun size ne kadar zaman kaybettirdiğinin farkına varamayabilirsiniz. Haftalık programınızın hafta sonundan belirli olması ve bu programa uyarak hareket etmeniz, dağ gibi görünen işlerin tıkır tıkır çözülmesini, asla yetişmeyeceğini düşündüğünüz çalışmaların tam vaktinde bitmesini sağlar. Kurumlaşma sürecinde bir büronun ofis yönetimini ne kadar iyi gerçekleştirdiğini, randevu planlama süreçlerine ne kadar hakim olduğuna bakarak anlayabilirsiniz. Hafta boyunca kimlerle hangi gün, nerede, saat kaçta görüşeceğinizi randevu sisteminize almayı unutmayın.

3) Müşteri kayıtları tutmak

Ofis yönetiminde hayatınızı kolaylaştıracak olan bu eylem, aslında aklınıza bir noktada kesinlikle gelmiştir. Çünkü bu yoğun iş temposunda bazen, hangi müşteri ile en son hangi numaradan, ne hakkında konuştuğunuzu, hangi ismin, hangi konuyla ilintili olduğunu aklınızda tutmakta zorlandığınızı fark edebilir, kendinizi “Keşke kaydetseydim.” derken yakalayabilirsiniz. Müşteri kayıtları tutmak, geriye dönük bir bilgi ağına ulaşmaya ayıracağınız değerli vakti size kazandırır. Üstelik işlerinizi ve ilişkilerinizi çok daha verimli bir şekilde yönetebildiğinizi fark edersiniz.

4) Çalışma planı oluşturmak

Günlük, haftalık ve aylık olmak üzere çalışma planınızı oluşturmak, ilk bakışta ayrıca bir iş yükü gibi görünüyor olabilir. Ancak bu planlama, size hem gününüzden hem de haftanızdan saatler kazandırır. Bunun yanı sıra, güne başlamadan önce o gün neler yapacağınızı bilmek, önünüzdeki işe daha iyi odaklanmanızı ve daha verimli çalışmanızı sağlar. Bir iş takip programı ile planınıza uyup uymadığınızı, hangi işin ne kadar aksadığını ölçümlemek ise bu planın yolunda gitmesini sağlayacaktır.

5) Çalışma saatlerini ayarlamak

Unutmayın, çok çalışan değil, verimli çalışan kazanır. Verimli çalışmak için altın kural ise doğru planlama. Çalışma planınızı oluştururken, çalışma saatlerinizi önceden belirlemeniz, hem insan kaynakları yönetimi açısından hem de etkili zaman yönetimi açısından oldukça önemlidir. Bir işe kaç saat ayıracağınızı önceden belirleyin, saatleriniz konusunda gerçekçi davranmaya özen gösterin ve belirlediğiniz saat aralığına uyum göstermeyi prensip haline getirin.

6) İş ertelemeyi minimuma indirmek

Aslında “İnsan kaynakları yönetimi nedir?” diye sorduğumuzda, sahip olduğunuz iş gücünü verimli, planlı ve sağlıklı bir şekilde yönetmek cevabını alabiliriz. Bu iş gücüne, sizin kısıtlı zamanda gösterdiğiniz efor da kesinlikle dahil. İşte planlı çalışmak, burada devreye giriyor. Gün içerisinde küçük bir işin bir saat ertelenmesi demek, bir saat sonra yapmayı planladığınız diğer işten zaman çalmanız demek. Bu bir domino etkisi ile ilerleyecek, yapmayı ertelediğiniz her iş, zamanında yapılması gereken bir başka işi sıkıştıracak. Planlı çalışmak konusunda en çok dikkat etmeniz gereken konu “Neyse, bunu daha sonra yaparım.” dememek. Planınıza sadık kalırsanız, zaman yönetimine sadık kalırsınız.

7) Telefon görüşmelerini düzenlemek

Telefon görüşmelerinin günde toplamda kaç saatimizi aldığını hesaplamadığımız için, telefon görüşmeleri bize iki iş arasında gerçekleştirilebilen görüşmelermiş gibi gelir. Telefon çaldığında açar, konuşur, kaparız. Ne kadar vakit alabilir ki? Düşündüğümüzden daha çok!
Telefon görüşmelerinin süresi düzensizleştiğinde, sık gerçekleşen görüşmelere ve/veya uzayan konuşmalara dönüştüklerinde, aslında günün önemli bir kısmını telefonda geçirdiğimizi fark etmeyiz ve işlerimiz aksamaya başlar. Bu yüzden telefon görüşmelerimizi düzenlemek, etkili zaman yönetiminin önemli bir parçasıdır. Telefon görüşmelerinin önemli bir kısmı için randevu sistemine geçmek de öyle!

GÜNCE sayesinde Dijital Hukuk Bürosu kavramı ile tanışmak

Günümüzde mobil teknoloji, hayatımızın olmazsa olmazlarından biri. Dolayısıyla avukatların da her an online olmaları, her şeye anlık erişebilmeleri ve tüm veriye anlık olarak ulaşabilmeleri, mobil teknoloji çağındaki en büyük ihtiyaçlardan bazıları. Teknolojik ilerlemenin hukuk dünyasına da etki ettiği bu dijital hukuk çağında, zamanınızı etkili yönetmek için yardım alabileceğiniz bir dijital büro uygulaması olduğunu biliyor muydunuz? Ofis yönetimi, insan kaynakları yönetimi, evrak yönetimi süreçlerinin yanı sıra, yukarıda bahsettiğimiz tüm planlama süreçlerini ve çok daha fazlasını başarıyla gerçekleştirmek için GÜNCE’yle tanışmak isteyebilirsiniz.

GÜNCE’de bütün verileriniz bir arada bulunur ve anlık olarak ister mobil versiyon üzerinden, ister internet olan herhangi bir platformdan tüm dosya ve verilerinize çok hızlı bir şekilde erişerek gereksiz zaman kaybından kurtulabilirsiniz. Böylece duruşma beklerken, adliyede ve daha birçok alanda boş geçen zamanınızı da verimli zamana dönüştürebilirsiniz. Aslında bu konu, avukatların zaman yönetimi hususunda teknolojinin getirmiş olduğu en büyük katkılardan biri.

Dijital büro uygulaması GÜNCE ile büronuza değer katacak tüm çözümler, tek platformda.

Örneğin, evrak yönetimi. GÜNCE üzerinde bir evrak yüklendiği anda iş süreçleriniz başlıyor. Yeni bir evrak yüklendiğinde, evrakın türüne göre dosya sorumlularına, görev ataması yapılması için bildirim gidiyor ve bu sayede büro içerisindeki görev dağılımını ve iş süreçlerini düzenli olarak planlamak oldukça kolay hale geliyor. Teknolojinin bunun gibi yardımları, verimli zaman yönetimi konusunda avukatları bir adım öne geçiriyor.

Etkili zaman yönetimine olanak tanıyan tüm bu çözümler elinizin altında olduğunda, avukat olmanın yanında gelen süreç yönetimleri kolaylaşır, avukatlığa daha fazla zaman ayırırsınız.