Hukuk Bürolarında Başarılı Bir Görev Dağılımı Nasıl Yapılır?

Her işte olduğu gibi bir hukuk bürosu için de işlerin düzenli ve zamanında bitmesi için görev dağılımına önemli verilmesi şart. Özellikle finans, insan kaynakları gibi farklı birimlerin bulunduğu büyük hukuk büroları için görev dağılımı yapmak ve her bir birimin işlerini bu dağılıma göre takip etmek oldukça önemli. Çünkü herhangi bir birimde oluşan bir aksama, diğer birimleri de etkileyeceği gibi bir avukatın ilerleteceği hukuki süreçte de aksamaya sebep olabilir.

Örneğin, bir hukuk bürosunda müvekkillere teklifleri hazırlayan ve ileten bir idari bölüm varsa bu bölümün zamanında teklifleri hazırlamaması halinde avukat da hukuki süreci başlatamaz. Bu da dava için gerekli aksiyonların alınmamasına ve hukuki çözümün gecikmesine neden olur. Aynı şekilde müvekkilere kesilecek faturaları takip eden finans bölümü, zamanında fatura kesmediği takdirde bu durum, avukatların gelirlerini doğrudan etkiler.

Tabii ki sadece farklı birimlerdeki işler değil, bakılan davalara göre hukuk bürosunda çalışan her bir avukatın işlerinin takip edilmesi de oldukça önemli. Bu takip sayesinde hukuk bürosunda gerçekleşen tüm süreçlere hakim olunduğu gibi her bir çalışan avukata, doğru ve adil bir görev ataması yapılabilir.

“Peki, adil ve başarılı görev dağılımı için nelere dikkat edilmelidir?” diye düşünüyorsanız gelin, birlikte bir hukuk bürosunda görev dağılımı yaparken dikkat edilmesi gereken unsurları incelemeye başlayalım.

Görevleri Açık ve Net Bir Şekilde Çıkarın

Başarılı bir görev dağılımının ilk adımı, tabii ki hukuk bürosunda yapılması gereken tüm işleri kalem kalem çıkarmaktan geçiyor. Çünkü bakılması gereken dosyalar, takip edilmesi gereken müvekkil ödemeleri, gidilmesi gereken davalar ve daha pek çok iş, net bir şekilde çıkarıldığında görev dağılımın diğer adımlarında daha kolay bir şekilde ilerlenebilir.

Tüm görevleri açık ve net bir şekilde çıkardıktan sonra yapılacak işin zorluğu ve süresi gibi çeşitli detaylara göre görevleri daha spesifik hale getirmeniz mümkün. Böylece yolun en başında yapılacak işleri görüp çalışanların yoğunluğuna göre adil bir görev dağılımı yapabilirsiniz.

Yapılacak İşleri Kategorilere Ayırın ve Öncelik Sistemi Oluşturun

Yapılacak işleri, listelediğimize göre ekip içi görevlendirmeyi daha kolay bir şekilde organize etmek için işleri kategorilere ayırabilir ve bir öncelik sistemi oluşturabilirsiniz. Çünkü her işin aciliyet durumu, aynı olmayabilir. Acil bir işin gecikmesi ise farklı işlerin yapılmasını ve hukuk büronuzun imajını olumsuz yönde etkileyebilir.

Her kurumsal yapıda olduğu gibi hukuk bürolarında da bazı işlerin hemen çözülmesi gerekirken bazı işlere daha uzun bir zaman ayırmak gerekebilir. Dolayısıyla sadece yapılacak işleri listelemek yerine bu listedeki işleri, önceliklerinize göre kategorilere ayırabilirsiniz. Bu öncelik sistemine göre de yapılacak işlere yönergeler belirleyerek görevleri daha detaylı hale getirebilirsiniz. Böylece görev ataması yapacağınız kişinin işi daha iyi anlamasına ve hızlı bir şekilde çözmesine yardımcı olarak hem iş takibini hem de görev dağılımını daha kolay bir şekilde yapabilirsiniz.

Kişilerin Bilgi ve Becerilerine Göre Görev Verin

Yapılacak işleri çıkarıp kategorilere ayırdıktan sonra görev dağılımı yapmaya başlayabilirsiniz. Ancak görev dağılımı yaparken dikkat etmeniz gereken ilk konu; tüm çalışanların bilgi ve becerilere göre iş dağılımını yapabilmek. “Peki, nasıl?” diyorsanız bunun için tüm birimlerin iş tanımlarını, avukatların uzmanlık alanlarını, kısacası tüm ekibin profesyonel alanı hakkında bilgi sahibi olmanızda fayda var.

Biliyoruz ki her avukatın bir uzmanlık alanı bulunuyor. İşte, görev dağılımı yaparken bu uzmanlık alanları size yol gösteren bir harita. Hukuk bürosunda çalışan her bir avukatın uzmanlık alanına göre dosya ataması yapabilir ve böylece hukuki süreçlerin başarılı bir şekilde yürümesini sağlayabilirsiniz. Bu nedenle bir hukuk bürosu yöneticisi olarak görev dağılımı yaparken ekibinizdeki kişileri iyi tanımanız oldukça önemli.

Yapılan İşleri Her Zaman Kontrol Edin

Kişilerin bilgi ve becerilerine göre görev dağılımı yapmak, tabii ki önemli. Ancak sadece bu detay, işin planladığınız şekilde ilerleyeceği anlamına gelmiyor. İşin işleyişi sırasında bazen tahmin etmediğiniz değişimler ile karşılaşmanız mümkün. Bu nedenle görev dağılımını yaptıktan sonra işlerin gidişatını takip etmeniz oldukça önemli.

Hukuk bürosunda yapılacak tüm işleri ve görevleri çıkardıktan sonra görevlere atanan kişilere ve tarihlere göre işlerin gerçekleştirme süreçlerini takip edebilirsiniz. “Peki, bunu nasıl yapacağım?” diye düşünüyorsanız unutmayın ki GÜNCE , her zaman yanınızda.

Hukuk bürolarının ihtiyaçlarına yönelik geliştirilmiş GÜNCE sayesinde büronuzda yapılacak tüm işleri tek bir ekran üzerinden görebilir ve görev dağılımına göre tüm süreçlerin detaylarını inceleyebilirsiniz. Hatta GÜNCE üzerinden işlerinizi hukuk veya sektörel uzmanlaşma alanlarına göre sınıflandırarak dosyalar oluşturabilir ve ekiplerin uzmanlık alanlarına göre görev ataması yapabilirsiniz.

Kısacası GÜNCE ile hukuk bürosunda görev dağılımı yaparken ihtiyacınız olan her şeye tek bir ekran üzerinden ulaşabilirsiniz. Siz de hukuk büronuzda hem pratik hem de başarılı bir şekilde görev dağılımı yapmak ve işlerinizi takip etmek istiyorsanız büronuzun ihtiyaçlarına uygun GÜNCE paketlerini inceleyebilirsiniz.