Yazar: Mehmet Gün

İş yerine gidip gelmek, İstanbul gibi büyük şehirlerde iki üç saat alıyor. Toplu taşımaya, özellikle metrobüse erişmek, binmek ve inmek için insanı tüketen mücadele gerekiyor. Davayı kazandıracak, ikna edici, kapsamlı ve güçlü bir dilekçe yazmak için odaklanmanız şart. Bunun için bazen birkaç gün bir odaya kapanıp odaklanmak, bir paragraf yazabilmek için saatlerce içtihat aramak, okumak, kitaplar karıştırmak zorundayız. Vurucu dilekçeler için her bir kelimeyi ve cümledeki yerini belirlemek, fiil çekimlerini ustalıkla yapmak gerekiyor. Şehir merkezlerindeki ofislerde bu ihtiyaçlara cevap veren ortamları sağlamak, metrekaresi aylık 20 dolar civarındaki ofislerde oldukça zor. Kütüphaneler ise sessizliği sağlasalar da tartışma, telefon etme gibi imkânları yasaklıyor. Bu tarafları, ofise gitmeyi değil gitmemeyi, işlerimizi uzaktan çalışarak yapmayı zaruri kılıyor. Avukatların çoğu da işte bu nedenle uzaktan çalışmakta ısrar ediyor.

Cep telefonlarının yeni çıktığı zamanlarda ABD’de büyük bir avukatlık bürosunun yöneticisi ile Cayman Adaları’ndaki bir avukat arasında geçen bir hikâye var. Yönetici, büroda dosyalarla boğuştuğunu düşündüğü Cayman’daki avukatı acil bir iş için arar.  Avukat ise o sırada beş yıldızlı bir otelin havuzunda sevgilisiyle içkisini yudumlamaktadır. Sehpadaki telefonu kaldırdığında yöneticisinin aradığını fark edince panikleyerek yerinden fırlar, cep telefonu ise elinden fırlayarak havuza düşer… Sonrasında olanları tahmin edebilirsiniz.

Ofiste çalışmanın dinamikleri ve disiplini uzaktan evde çalışmada kaybolur. Ofiste her an hesap verir durumda olan çalışanlar, uzakta kendi başlarınadır. Kahve molası için izin almaları gerekmez. Toplantılarda tam orada olmaları gerekirken Zoom veya Teams görüşmelerinde sadece kamerayı açtıkları kadar oradadırlar. Aynı zamanda başka şeylerle ilgilenerek odaklarını kaybedebilirler. İş yerlerindeki mesai saatleri mefhumu uzaktan çalışmada kaybolur; çalışanlar isterlerse çalışır, isterlerse dinlenir veya seyahat ederler.

Uzaktan çalışmada verimlilik için birinci paragraftaki faydaları toplamak, ikinci paragrafta örneğini verdiğim dezavantajları yönetmek, mümkünse önlemek gerekir.

Bu konularda anlık iletişim yoluyla birliktelik sağlayan WhatsApp grupları kurulabilir ama dikkat edin, farkında olmadan gizli bilgilerinizi etrafa saçıyor olabilirsiniz. Her hareketlerini izleyip kayıt altına alarak uzaktan çalışanları ekranları başına mahkûm edebilen bir kısım yazılımlar var ama faydadan çok zarar getirebilir. Slack gibi uygulamalar ile yer farkı olmaksızın mesai saatlerine uyum uzaktan da sağlanabilir. Ancak en önemli üç tanesi bence şunlardır: Birincisi anlık bilgi aktarımı sağlayan güvenli bir iletişim ortamı kurmak. İkincisi, ekip üyeleri uzaklaşınca kaybedilen sosyalleşme kaybını telafi eden aktiviteler yapmak. Üçüncüsü ve aralarında en başta geleni ise uzaktan çalışanların üretimlerini ve verimliliğini; hem yaptıkları işin kalitesini hem iş için sarf ettikleri zamanı hem de bunların sonucunda ürettikleri katma değeri ölçmektir. Unutulmamalıdır ki bütün iş yerlerinin amacı üretmektir. Üretimle teyit edilmeyen faaliyetlerin hiçbir değeri yoktur.

Uzaktan çalışma döneminde bunları ölçebilmek için ise ister tek kişi ister yüzlerce kişi barındırsın, bütün iş yerlerinde geleceği de öngören dijitalleşme ve uygun teknolojilerin kullanılması şarttır.

Hukuk bürolarının nasıl dijitalleşeceği, hangi teknolojileri kullanacakları, farklı teknolojilerin uyum içinde çalışmasını ve entegrasyonunu sağlamak ise oldukça zor ve derin konulardır. Ölçek ekonomisinin gereklerine göre bakıldığında ülkemizdeki, büyük çoğunluğu mikro işletme olan avukatların dijitalleşmesi önünde ise büyük maddi engeller vardır. Diğer bir engel ise dijital alanın bel kemiği durumundaki UYAP’ın nasıl gelişeceği ve UYAP’ı geliştiren Adalet Bakanlığı’nın dijitalleşme ekosistemindeki rolünün ne olduğudur.

UYAP, teknik yetenekleri abartılsa da, resmi davalar ve işlemler için önemli bir dijitalleşme sağladı. Ancak duruşmaların çevrimiçi yayınlanması ve UYAP hesap verirliği konusunda şeffaf değil. Bilgisayar programlarının ara işlerliği kanunen zorunlu olsa da UYAP, herkesin kolayca uygulama geliştirebileceği API yayınlamıyor. Tersine, “Bütün ihtiyaçlarınızı biz sağlarız” gibi bir yaklaşım UYAP’a ve Adalet Bakanlığı’na hâkim.

Sizce Adalet Bakanlığı UYAP ile dijitalleşme ekosistemine önderlik ediyor mu acaba?

Covid-19’un en başında, Çin’de insanların yolda yürürken düşüp öldüğü, başka bir ülkede ölülerin sokağa terk edildiği ve benzeri kıyamet görüntüleri geliyordu. Bu öldürücü hastalığın ne olduğu ve ne kadar süreceği bilinmiyor, can havliyle sokağa çıkma ve seyahat yasakları konuyor, işine gidemeyen on binlerce çalışan işini kaybetme ve ölüm korkusunu birlikte yaşıyordu. O ilk günlerde, çalışanlarımın tamamını evden çalışmaya gönderdim. Zorunlu olarak adliyeye gidenlerin toplu taşıma ile seyahat etmelerini yasakladım. Evden adliyeye gidiş gelişlerin büro araçlarıyla yapılmasını zorunlu tuttum. Araçlarda kış ortasında bile camların açık tutulmasını, binen herkesin maske takmasını zorunlu kıldım. Covid çıkan arkadaşlarla teması olanları bir doktor titizliğiyle ayrıştırdık ve işlerimizi, zorunlu olmadığı sürece evlerimizden çıkmadan, evlerimizde yaptık. O dönemde şoför kadromuz harika iş çıkardı.

Covid-19 başlar başlamaz hemen Zoom’a ücretli abone oldum. Zoom’da ilk toplantımı çalışma arkadaşlarımla yaptım. Ne diyeceğimi merakla bekleyen arkadaşlarıma ilk sözüm şu oldu: “Arkadaşlar, ne olduğunu, ne zaman biteceğini bilmediğimiz bir karanlıkla karşı karşıyayız. İşinize ne olacağından endişe etmeyin. Bu meret hastalık sebebiyle kimseyi işten atmayacağım. İşinizi layıkıyla yapın. Birikimlerimin götürdüğü kadar işimizi sürdüreceğim.” şeklinde konuştum. Bu sözümü tuttum, yetkilerini suistimal eden bir kişi hariç kimseyi işten atmadım. Arkadaşlarım yeni duruma hızla uyum sağladılar. Çalışma arkadaşlarıma sandalye, bilgisayar ekranı, internet aboneliği, telefon gibi imkânlar sağlayarak evlerinde çalışmalarına yardımcı oldum. İK ekibimiz değişik yöntemler bularak sosyalleşmelerine yardım etti. Pandemi, verimliliğimizin arttığı ve giderlerimizden tasarruf ettiğimiz bir dönem oldu.

Bütün bunları dijital altyapımızın hazır ve güçlü olmasına borçluyuz. GÜNCE büro ve süreç kaynak yönetimi yazılımı olmasaydı hızla küçülmek zorunda kalır, hüsrana uğrardık. 2008 yılından beri geliştirdiğimiz GÜNCE sayesinde tüm dosyalarımıza, içindeki belgelere ve iç ve dış yazışmalarımıza kolayca erişiyor, Zoom hesapları üzerinden kolayca ekip toplantıları yapabiliyorduk. Kurmuş olduğumuz üç seviyeli ekip yapılanması sayesinde toplantılarımızı video konferans ile aynı etkinlikte gerçekleştirebiliyorduk. Geliştirdiğimiz modüllerle herkes hangi iş için ne zaman sarf ettiğini kaydederek üstünün onayına gönderiyor, onaylatıyor, saat ücretiyle çalıştığımız işlerde hak ettiğimiz ücretleri kolayca hesap ediyor, ücret bildirimlerimizi yine GÜNCE vasıtasıyla elektronik olarak gönderip tahsil edebiliyorduk.

“Biz ofise ne için gidiyorduk? Gitmesek de olurmuş!” demeye başladık. Önceden ofise gidip gelmek için yolda geçirdiğimiz zamanı boşa harcadığımızı, evden çalışarak hem kurum hem de çalışanlar için daha iyi değerlendirebileceğimizi düşünmeye başladık. Açık olmak gerekirse biraz da uzaktan çalışmanın rahatlığına, kontrol eden kimsenin olmamasına, canımız istediğinde çalışıp istemediğinde rahatımıza bakmaya alıştık.

Pandemi etkisini kaybetti, sokağa çıkma ve seyahat yasakları kalktı. Fakat uzaktan çalışmaya devam ediyoruz. Pandemi bitince hızla ofise dönmeyi kimse istemedi, tersine işini uzaktan yapabilen herkes “Ofise gitmeye ne gerek var?” diyor. “Tekrar tam zamanlı olarak ofise dönmeli miyiz?” sorusuna ben de dâhil herkesin içinden gelen cevap “hayır”. Ancak, bu kez ofise gitmeyerek neler kaybettiğimizi bilemiyoruz. En başta ofisteki mutfak etkisini, yani birbirimize bakarak, konuşmalarını duyarak, bir kahve molasında çene çalarak ya da bir yemek sırasında konuştuklarımızı kaybettiğimizi tespit ettik. Bunlar gibi adını koyamadığımız başka kayıplarımız da olduğundan eminiz.

Pandemi sonrasında verimliliğimiz düştü. Bana göre bunun sebebi şu: “Pandemide evde kalmak zorunluydu, insanlar boş zamanı değerlendirmek ve belirsizliğe karşı tedbirli olmak için iş yapmaya odaklanıyorlardı. Fakat pandemi yasakları sona erince insanları evlerinden dışarıya çağıran çok iyi bir sebep vardı. Gerçekten de uzaktan çalışma sisteminde evinden çalışanlar tatil yörelerinden ve hatta başka ülkelerden çalışır oldular. İşlerini yapmak zorunda oldukları kadar yaptıktan sonra kapalı kaldıkları zamanın acısını çıkarıyorlardı.”

Sizler ne yaptınız? Sizce ne yapmamız, nasıl yapmamız en doğrusu olurdu?

Devam edecek…

Bünyesinde 100 kişi olan bir iş yerinde çalışıyorsunuz. İşiniz sebebiyle 10–20 kadar kişiyle elektriğiniz tutan, tutmayan, tavrını beğenmediğiniz veya bir türlü anlaşamadığınız kimselerle birlikte çalışmak zorundasınız. Her biri hakkında gözlemleriniz, fikirleriniz, eleştirileriniz ve önerileriniz var. Onların her birisi hakkınızda benzer şeyler düşünüyor. Herkes aklından geçeni herkese açıkça söylese nasıl olurdu? Ben söyleyeyim: Adeta kıyamet kopardı!

Gerçekten de onlarca kişinin iş yerine girişte, çıkışta, asansörde göz göze geldiği; kimi davalar ve sözleşmeler sırasında omuz omuza geceler boyu çalıştığı, birlikte zaman geçirdiği iş yerlerinde dedikodu kaçınılmaz. Gözlerinin renginden, boyundan posundan tutun da vücudunun kokusuna kadar birçok şey hakkında başkaları hakkında konuşulur; başkaları da onlar hakkında konuşur. Hele hele ofis flörtleri, aşklar, ilişkiler, kimin kime yazdığı ya da yürüdüğü, kimin ne yaşadığı hakkında hep konuşulur. İş yerinde birlikte saatler geçiren insanların bunları konuşmasını önlemek mümkün değil. Gelişmiş etik değerlerin hâkim olduğu kültürlerde bunlar çok ayıp sayılır; ileri hukuk sistemlerinde ve kısmen de ülkemizde böyle dedikodular hukuka aykırı bulunur ve ispat edilebilirse ciddi sonuçları olur.

Birlikte ast, üst, akran, iş birliği yapan veya iş sebebiyle yolları kesişen insanların hakkında konuşması haklı görülebilecek meseleler de çoktur. Örneğin çalışanlar arasında ayrım olup olmadığı, çalışma arkadaşlarının liyakati, ekibe uyumu, ekip çalışması, üretkenliği, hangi konularda iyi olduğu, hangi konularda gelişebileceği gibi birçok konuda hiç konuşmamak değil, tersine konuşmak gerekir. Kurumlar ve yöneticilerin mahareti bunları olumlu yönde yapılandırmayı ve gelişim için kullanmayı gerektirir.

Rahmetli Murat Demiroğlu ile kurduğumuz 360 derece geri bildirim sistemi ile işimizi ve kurumun başarısını ilgilendiren dedikoduları kurumlaştırdık. Herkes, astları, akranları veya üstleri hakkında objektif esaslara göre geri bildirim verir. Kimin kim hakkında ne dediğini kimse bilmez; sadece kurumun sahibi ve İK sorumlusu bilebilir. Bütün geri bildirimler ortak bir raporda birleştirilir ve her sene sonlarında yaptığımız, çalışma arkadaşlarımızı geliştirmek amaçlı yıllık toplantılardaki değerlendirmenin temelini oluşturur. Bu, aynı zamanda bir yıllık çalışmamızın muhasebesini yapmak gibi olur ve bu sayede tüm arkadaşların tavsiyeleriyle kendimizi hızla geliştirebiliriz.

Kurduğumuz sistemde yetkinliklerimizi kurumsal ve mesleki olarak iki gruba ayırdık. Kurumsal yetkinlikleri Sahiplenme, Takım Çalışması, Sürekli Gelişim ve Etkili İletişim olarak belirledik. Mesleki yetkinlikleri ise Profesyonellik ve Tutarlılık, Bilgiyi Kullanabilme, Bütünü Görme ve Analiz Etme, Liderlik olarak belirledik. Her bir yetkinlik için bunu belirlemeye yarayan sübjektif ve objektif kriterleri tanımladık. Bazı yetkinlikler için 10 kadar, bazıları için ise 5 kadar kriter ortaya çıktı. Değerlendirme ölçütlerini önceden 5 derece olarak belirlemiştik, sonradan “Fark Yaratan, İyi, Yeterli ve Yetersiz” olarak 4’e indirdik. Eskiden belki saatlerce yazdığımız geri bildirimleri şimdi bilgisayardaki ekranlarda 5–10 dakika içinde dolduruyoruz. Eskiden bir yöneticinin saatlerce uğraşarak birleştirdiği geri bildirimleri bilgisayar kendiliğinden birleştiriyor ve hemen yazılı raporlar alabiliyoruz.

Bu geri bildirimlerden en üstteki yöneticiden asistanlara kadar herkes o kadar çok yararlanıyor ki bireysel ve kurumsal mesleki gelişmemizi katladık. Zamanımızı çok iyi tasarruf ediyor; işimizi ilgilendiren konuları dedikodu malzemesi yapmak yerine gelişmeye vesile olan geri bildirimler hâline getirdik. Bu ve benzeri uygulamalar sayesinde büromuz, güle oynaya iş yapılan bir yer oldu. Bunların karşılığında Great Place to Work – Çalışmak İstenilen Yer ve Best Managed Company – En İyi Yönetilen Kurum ödüllerini aldık.

Büromuza gelen gözlem, yaz ve resmî stajyerlerin tarif ettiği iş yeri huzurunu, olumlu iş birliği ortamını bunlar sayesinde gerçekleştirdik.

Bunu bütün meslektaşlarıma hararetle tavsiye ederim.
Devam edecek…

Geleneksel olarak avukatlık hizmetlerinin alıcıları “müşteri” değil, “müvekkil”dir. Klasik anlayışa göre avukatlar hizmet satmaz; müvekkillerini temsil eder, savunur ve haklarını korurlar. Bu nedenle müvekkil, aldığı hizmetin bedelini ödemez, kendisini temsil eden avukatı onurlandırmak için honorarium – onur ücreti – öder. Hatta bu ücreti kapalı bir zarf içinde sekretere takdim etmesi tercih edilir.

Ancak bugünlerde avukat–müvekkil ilişkisi, eskiden Fransa’da olduğu gibi aristokratik değil, bir avukat–müşteri ilişkisidir. Avukat, ücret anlaşması yaptığı ya da yapmış sayıldığı müvekkiline, bir ücret karşılığında mesleki hizmetlerini sunar. Müvekkili de gerçekte bir müşteridir ve aldığı hizmetin bedelini öder.

Müşteri mi, müvekkil mi tartışmasını bir kenara bırakıyorum.

Bir meslek mensubu olan avukat, kaliteli ve mesleki standartları sağlayan hizmet verme yükümlülüğü altındadır. Öte yandan kaliteli hizmet vermek, avukatın başarısı ve diğerleriyle rekabet edebilmesi için de şarttır. O hâlde avukatlar (ve diğer meslek mensupları), performans planı yaparken odaklarına kaliteli hizmet üretimini almalıdır.

Yargı hizmetlerinde kalite ve kalite unsurlarını, başkanı olduğum Daha İyi Yargı Derneği, www.dahaiyiyargi.org adresinde yer alan A’dan Z’ye Türk Yargı Reformu kitabında tanımladı; tüm hukuk meslekleri için de ortak performans değerlendirme kriterlerini belirledi.

Daha İyi Yargı Derneği’ne göre, bütün hukuk mesleği mensuplarının performansları:
(i) Mesleki yeterlilik,
(ii) Bireysel yeterlilik,
(iii) Sosyal yeterlilik ve
(iv) Hizmetin kalite seviyesini sağlama
bakımından, objektif ve bilimsel esaslara göre değerlendirilmeli; hâlihazırda uygulanan “bitirilen, devreden, onaylanan, bozulan dosya sayısı”, “müfettiş raporları” gibi oldukça yetersiz ve arkaik değerlendirme sistemleri terk edilmelidir.

Türkiye Barolar Birliği, barolar ve avukatlık büroları da buna uygun olarak performans değerlendirme kriterleri belirlemeli ve sıkıca uygulanmasını sağlamalıdır. Bunu çoktan yapmış olmak gerekirdi.

Değerli meslektaşlarım, bu konuda ne zaman harekete geçecek ve çağdaş bir sistem kuracaksınız?

İş yerlerinde mesai arkadaşları arasında “O, ona bunu demiş, bu şuna onu demiş, ne kadar kötü kokuyormuş, kendini dev aynasında görüyormuş, iki kelimeyi bir araya getiremezmiş, üstlerine yağ yakıyormuş, kim kime yazıyormuş, kim kime nasıl yürümüş, kiminle kimin arası iyi, kiminle kimin arası kötüymüş” ve benzeri o kadar çok yıkıcı, yıpratıcı şeyler döner ki insanın aklı hayali durur. Adeta aşağısı kaynarken ve ekip arkadaşları neredeyse boğaz boğaza gelirken, iş yeri yöneticileri de sahibi de her şeyin güllük gülistanlık olduğunu sanırlar.

Herkes kendi işine odaklansa, yetemediği zaman diğerinden yardım istese, yetemeyen arkadaşının yardımına koşsa iş yerleri gerçekten de güllük gülistanlık gibi olur. Fakat bu, yöneticilerin içine düştüğü bir ütopyadır. İş yerinde başkalarıyla birlikte çalışanlar arasında, insan olmalarından, kıskançlıktan, meraktan ve sair birçok sebepten beslenen garip ve yıkıcı bir dinamik oluşur. Sırf dedikodu yüzünden iş yerleri çökebilir, hizmetleri geriye gidip ürünleri bozulabilir, müvekkil ve müşteriler küstürülür ve batabilirler.

Bu benim başıma geldi ama son aşamada müdahale edip kurtardım. Bürom dağılma noktasına gelmiş ama ben hiç haberdar değilmişim. Bir çalışanımın “Bu iş yerinin musluklarından meyve suyu akıyor” sözüne ve benzeri bir iki söze kanıp her şeyin harika olduğunu düşünüyormuşum. Yönetim danışmanı Demet Hanım, yokluğumda çalışma arkadaşlarımla yaptığı bir günlük toplantının sonunda “Mehmet Bey, durum berbat. Çok acil tedbir almanız gerekiyor.” deyince bende şafak attı…

Önce herkesin diğer çalışma arkadaşları hakkında geri bildirimlerini yazılı olarak toplamaya, incelemeye başladık. Bunları bir süzgeçten geçirdikten sonra arkadaşlarımıza iletmeye karar verdik. O kadar zor bir işe kalkışmıştık ki sene sonlarında günlerce bununla uğraşırdık. Çok başarılı bir arkadaşımız hakkında herkes o kadar uzun ve güzel geri bildirimler vermişti. Hepsi güzel olduğu ve öyle bulduğumuz için süzmeden birleştirdik. O zamanki yardımcım Selma ile birlikte bu arkadaşımızla toplandık. Güle oynaya bu güzel geri bildirimleri okuyor ve mutlu oluyorduk. Bir cümleye sıra geldi: Bir arkadaşımız bu başarılı arkadaşımızı daha da ileri götürecek bir öneri yapmıştı. Tam o noktada film koptu. Bunu okuduğumuz arkadaşımız “Ben kötü müyüm de bunu yazdı?” deyip benzeri birçok şey söyleyerek gözyaşlarına boğuldu. Ne yaptık, ne ettikse de teselli edemedik. Yarım saatlik bir toplantı diye başlamışken, bütün bir öğleden sonrası boşa gitti. Günün sonunda tekrar görüşmek üzere toplantıyı kesmek zorunda kaldık. Şimdiki aklım olsa…

PWC’den Murat’la çalışırken bunu ve benzeri tecrübelerimizi anlattık. İş yerlerinde herkesin birbiri hakkında sağlıklı geri bildirim vermesini sağlayan 360 Derece Geri Bildirim sistemi olduğunu öğrendik. Biriktirmiş olduğumuz tüm geri bildirimlerin üzerinden geçerek geri bildirim kriterlerimizi belirledik. Kendi geliştirdiğimiz GÜNCE yazılımında ayrı bir modül yazdırdık. Herkes işini yaparken, ilişkide olduğu mesai arkadaşları hakkında kolayca ve kısa sürede geri bildirimlerini veriyor. Yazılım modülü, geri bildirimleri birleştirerek toplu olarak raporlarını oluşturuyor. Geri bildirim görüşmelerini de yarım saat gibi bir sürede tamamlıyoruz.

Böylece iş yeri dedikodularını yapıcı geri bildirimler haline dönüştürdük, yıkıcı dedikodu yapılmasını ise ya yok ettiğimizi ya da minimuma indirdiğimizi sanıyorum.

Fakat her konuda olduğu gibi bunlar giderek geride kalıyor; sadece iş yerlerinde değil, toplumsal olarak olumlu, iş birliğini güçlendirici iletişim çoktan halledildi. Dünyada işletmeler, olumlu ve yapıcı iş birliği ile çok daha iyi sonuçlar elde etmeye çoktan evrildi. Sonucunda Türkiye’de bireysel çalışan avukatlar senede ortalama kişi başı 20.000 dolar üretirken, kurumlaşmış bürolardaki ekip olarak çalışan avukatlar kişi başı 100.000 dolardan fazla katma değer üretiyorlar. Biz de bu günlerde bunun meyvelerini topluyoruz.

Meslek hayatım boyunca adeta burnum sürtülerek öğrendiklerimi paylaşmaya devam edeceğim. Huzurlu, olumlu ve yapıcı iş birliği olan bürolarda başarılı, verimli ve katma değeri yüksek çalışmalar diliyorum.